Publié le 28/04/2014 dans , , ,

3 astuces pour gérer ses e-mails rapidement !

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Le saviez-vous ? Selon une étude du cabinet Radicati, vous recevez en moyenne 72 emails par jour. Gérer ses e-mails peut être parfois un véritable casse-tête et une énorme source d’angoisse et de perte de temps, notamment lorsque l’on se retrouve quotidiennement submergé par un flot incessants d’emails et de notifications !

Pour vous aider, voici trois petites astuces pour devenir un pro de l’Email :

1. L’incontournable règle des filtres

Filtrer et trier ses emails en fonction de leur importance est un des moyens les plus efficaces pour ne pas perdre du temps. Elle permet de différencier les mails urgents à traiter et ceux qui ont moins d’importance comme vos nombreuses newsletters publicitaires…Que vous ayez Imail (Mac), Outlook ou Gmail comme messagerie, vous pouvez configurer ces règles de tri et même programmer des règles de transfert. Très simple à mettre en place, prenez tout de même le temps de bien analyser votre flux d’emails avant de vous empresser de régler vos paramètres personnels. Pour exemple, les emails récurrents impliquant une action répétitive dans la semaine ou bien dans le mois représentent l’exemple parfait ! Ou bien un autre exemple, vous souhaitez faire preuve d’une incroyable réactivité vis à vis de vos clients, filtrez de suite les emails provenant de vos clients dans un dossier “Urgent”…Profitez également d’autres fonctionnalités comme la réponse automatique en fonction d’un expéditeur ou d’un objet.

2- Utilisation des étiquettes pour les traitements des emails

L’utilisation des étiquettes pour gérer ses emails est une astuce surtout dédiée aux utilisateurs de Gmail. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez classer les messages à traiter, par ordre de priorité. Les messages personnels peuvent, par exemple, être marqués dans une couleur spécifique afin de les identifier plus facilement et de les retrouver en un seul clin d’oeil.

Les mails qui nécessitent une réaction hâtive seront à classer dans une autre couleur et les mails qui requièrent une action particulière mais plus tardive (à planifier) dans une autre couleur également.

3- Utilisation d’un anti-spam et désabonnement aux Newsletters

Bon nombre d’emails que nous recevons sont souvent des messages n’impliquant aucune action pertinente ou parfois même à caractère “polluant”. Pour éviter l’accumulation de ce type d’emails : adopter un service anti-spam peut être une solution simple et efficace…Retrouvez vite ici une liste de logiciels anti-spam

Certaines newsletters atterrissent involontairement dans votre messagerie électronique. Un conseil : désabonnez-vous immédiatement de ces newsletters avant l’accumulation incontrôlable de ces dernières…

Il existe évidemment d’autres astuces pour trier et classer les emails…que nous détaillerons dans de prochains articles..Gardez ainsi le contrôle sur vos emails en testant vite ces 3 astuces ! A vous de jouer !

Crédit Photo : epSos .de

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