Publié le 13/05/2013 dans

Comment créer une signature de mail efficace ?

Comment créer une signature de mail efficace ? tumblr inline mmqaq7DvbY1qz4rgp Il existe une chose inévitable pour tout professionnel utilisant régulièrement les e-mails pour communiquer : la signature de mail. Ce court texte apparaissant à la fin de chaque mail envoyé peut aussi bien être un outil de communication très profitable, qu’une arme redoutable pouvant vite se retourner contre vous. Voici donc quelques explications pour apprendre à créer une signature de mail efficace.

A quoi sert une signature de mail ?

La signature de mail, qui apparait à la fin de chaque e-mail que vous envoyez, est un moyen rapide pour faire savoir exactement qui vous êtes à votre correspondant. Souvent séparée du texte de votre e-mail par une ligne continue ou quelques tirets, elle doit être professionnelle, tout en reflétant un minimum votre personnalité. C’est pourquoi vous ne pouvez vous permettre d’y mettre n’importe quoi.

Que mettre dans votre signature de mail ?

La signature de mail doit bien évidemment contenir vos noms et prénoms, ainsi que celui de votre entreprise. En revanche, selon les situations, elle peut aussi mentionner le poste que vous occupez dans ladite entreprise, rappeler votre adresse électronique, donner vos coordonnées téléphoniques et votre adresse physique ou encore les liens vers le site de votre entreprise, sa page Facebook ou les réseaux sociaux sur lesquels elle est présente. Enfin, il est conseillé de glisser dans votre signature de mail, si elle n’est pas trop longue, une petite phrase d’accroche présentant les services proposés par votre entreprise, ses valeurs ou encore son slogan. Il est aussi possible d’y insérer le logo de votre entreprise, mais il faut savoir que certaines boîtes mail n’ouvrent pas automatiquement les images et que cela risque parfois de gâcher la signature au lieu de l’embellir.

Pour ce qui est de la présentation, les couleurs en grand nombre et les changements multiples de police ou de casse sont à proscrire totalement. En effet, plutôt que d’améliorer l’aspect de votre signature, cela risque surtout de repousser votre correspondant et de lui donner des maux de tête ! Il est donc plus prudent de garder le texte en noir, ou de choisir une couleur unique. A la rigueur, vous pouvez faire ressortir un élément jugé plus important que les autres par une couleur un peu plus vive, mais l’uniformité obligera votre correspondant à tout lire ou du moins à regarder globalement. De plus, vous pouvez mettre quelques éléments en gras ou en italique afin de les faire ressortir, mais tout comme pour les couleurs ou la casse, il est préférable de rester sobre.

Que faut-il absolument éviter dans votre signature de mail ?

Outre les couleurs en folie, les changements de casse toutes les trois lettres ou l’apparition subite de mots en gras ou en italique, il existe quelques petites choses à éviter dans une signature de mail.

Tout d’abord, une signature de mail doit mesurer à peine quelques lignes. Sélectionnez donc soigneusement les informations que vous souhaitez y faire apparaître. Un roman risque de faire peur à votre correspondant, qui ne lira donc rien du tout. Un trop grand nombre d’icônes, de logos et de liens risquent aussi de repousser votre correspondant, qui aura du mal à s’y retrouver, ou pire, de ne pas apparaître correctement, comme dit précédemment pour le logo de votre entreprise. De même, des mentions légales trop nombreuses ou trop longues que vous mentionnez pour vous protéger, vous feront surtout passer pour un/e paranoïaque auprès de vos correspondants, qui vous accorderont donc moins de confiance.

Pour conclure, une signature simple et pragmatique reste la meilleure solution. Vous pouvez, par ailleurs, la rendre minimaliste lorsqu’il s’agit d’un e-mail de réponse. Vos correspondants apprécieront alors de ne pas recevoir toutes les informations vous concernant à la fin de chaque mail, tout en ayant toujours à portée de clic un numéro de téléphone ou un site internet à contacter.

Comment créer votre signature de mail ?

Enfin, au niveau pratique, il y a une technique pour entrer une signature différente pour chaque boîte mail. Dans une messagerie Orange par exemple, vous trouverez un onglet ‘‘Modifier ma signature’’ dans la catégorie ‘‘Mes préférences’’. Sur Windows Mail, il vous suffira de la créer dans l’onglet ‘‘Signature’’, que vous trouverez dans ‘‘Outils’’, puis ‘‘Options’’. Pour une adresse Laposte, l’onglet ‘‘Mes préférences’’ vous permettra en toute simplicité de créer ou modifier votre signature dès que nécessaire. Enfin, pour une boîte Gmail, la roue dentée à droite de votre bande Gmail vous emmènera directement vers les sections ‘‘Paramètres’’, ‘‘Général’’, puis ‘‘Signature’’.

Créer une signature est donc, comme vous avez pu le constater, une action très simple et qui peut s’avérer réellement profitable pour vous et votre entreprise, alors… Créez vite la vôtre !

Cet article a été rédigé par Justine Moittié, étudiante à Novancia. Comment créer une signature de mail efficace ? icon smile

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