Publié le 20/05/2014 dans ,

Comment organiser un événement pour trouver des clients ?

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Si vous êtes une entreprise principalement active sur le net, vous avez sans doute constaté qu’il a été difficile jusqu’à présent de vous faire une véritable idée sur vos clients et prospects. Avez-vous songé à organiser un évènement ?

Aujourd’hui, cette façon d’attirer du monde et de donner un nouvel élan à un projet professionnel est très en vogue : n’ayez crainte, cela ne nécessite pas un budget faramineux, mais plutôt  une organisation très rigoureuse !

Voici ce que vous devez absolument savoir sur l’organisation d’évènement.

Qui a dit “le choix dans la date” ?

Vous aurez beau avoir une parfaite organisation, si vous ne réfléchissez pas bien en amont à la date à laquelle organiser votre événement, tout peu basculer ! Votre choix doit se faire pas élimination :

  • Préférez le mardi ou le jeudi, pour ne pas être pris par les longs weekends, ou les vacances scolaires
  • Regardez les évènements similaires au vôtre qui se préparent dans la région afin de ne pas rentrer en conflit

Une fois le jour choisi, il faudra penser à l’heure idéale pour commencer. Le moment de la journée que vous allez choisir va d’abord dépendre du temps que l’événement va durer mais aussi de la nature de cet événement : s’il s’agit d’une conférence qui durera moins de deux heures, vous pouvez très bien l’organiser en fin de journée.

En revanche, si vous souhaitez profiter de toute l’attention de vos invités, le petit déjeuner est très en vogue ! Certaines entreprises font également le choix d’organiser un évènement sur toute une journée ce qui est une bonne initiative à condition que l’on sache exploiter chaque moment de la journée et ne pas tomber dans la fatigue et l’ennui.

Si vous connaissez l’ensemble des personnes qui seront présentes, vous pouvez également leur demander leurs disponibilités. Mais si vous dépasser les 10 personnes, cela risque de vite vous passer !

Ayez un lieu central et accessible

Avec le travail collaboratif, de plus en plus de lieux accessibles aux TPE et PME ouvrent leurs portes. Mais si vous avez vos propres locaux,, vos invités seront appréciés l’univers dans lequel vous travaillez. Le choix du lieu n’a pas de formalités particulières, cela va surtout dépendre de votre budget et de vos goûts, accessoirement.

Afin d’être le plus productif possible, vous pouvez tout à fait demander au tour de vous si quelqu’un ne connaît pas un local disponible. Quant au quartier, préférez-le accessible aussi bien en voiture qu’en transports. Par exemple, si vous êtes à Paris, le centre de la capitale est idéal pour cela.

À titre personnel, nous vous conseillons de vous tourner vers une structure similaire à Dojocrea  qui est idéale lorsque vous débutez dans l’évènementiel. Une équipe dynamique est à votre disposition pour vous aider à préparer votre événement ce qui, lorsqu’on est peu, est très appréciable !

Ciblez précisément les participants

De manière générale, ce genre d’évènements s’adresse principalement au B2B. Ne s’agissant donc pas d’une réunion Tupperware,  vous allez devoir précisément choisir le type de personne que vous allez convier. Cette étape doit être en cohérence avec votre objectif principal, en l’occurrence trouver de nouveaux clients.

Cet événement doit s’inscrire dans une stratégie de communication globale : vous ne devez pas vous contenter de choisir des personnes sur le volet, il faudrait surtout réfléchir à ce que vous pourriez faire avec eux à l’avenir. Dans le cadre d’une prospection, n’hésitez pas à mettre le paquet lors de votre premier événement de telle sorte à ce que les personnes présentes en parlent autour d’elles et ainsi attirent de nouvelles personnes.

N’oubliez pas également, si le nombre de personnes vous le permet, d’inviter des clients actuels afin de les faire participer à l’évènement et surtout témoigner leur satisfaction à votre égard. Il vous faudra donc accompagner vos invités, prospects et futurs clients tout au long de leur processus d’achat et même « profiter » d’eux pour attirer de nouvelles personnes car un client perdu, 10 de retrouvés !

Choisissez la thématique qui fait BOOM

La thématique doit être précise et concise, la personne qui en prend connaissance doit d’emblée comprendre de quoi il s’agira. Si vous vous adressez à des personnes qui sont familière à votre domaine d’activité, pourquoi pas utiliser un jargon technique mais vous devez constamment garder en tête qu’un titre mal choisi est un premier pas vers l’échec.

Le choix de votre thématique va être étroitement liée aux activités que vous allez proposer à vos prospects une fois sur place. Pour que votre stratégie fonctionne parfaitement, il va falloir bien réfléchir à la thématique retenue car d’elle découlera le procédé de votre évènement. Ainsi, si vous souhaitez que les personnes invitées interagissent entre elles et se rencontrent, vous pouvez opter pour un networking à la fin de votre évènement : cet apéritif libre permettra aux personnes de discuter entre elles sans que vous intervenez !

Comme nous l’expliquions précédemment, si vous souhaitez que vos anciens clients témoignent et montrer votre savoir auprès des personnes que vous ne connaissez pas, une séance de questions/réponses en fin de conférence peut être judicieux.

Assurez une communication parfaite

Souvenez-vous lors de vos vacances en bord de mer lorsque vous étiez jeune et que vous voyiez passer un petit avion avec une banderole faisant la promotion du cirque, cela vous faisiez rire n’est-ce pas ? En y repensant, cela nous fait surtout réaliser que tout évènement doit systématiquement être communiqué sous toutes les formes possibles ! Surtout lorsque la réussite de l’évènement dépend de la présence des invités, vous ne devez pas vous louper ! Souvenez-vous, en moyenne 1 invité sur 10 est vraiment présent le jour J, étonnant non ?

Mettez en place une rubrique spéciale sur votre site dédiée à l’évènement, rappelez-le dans votre newsletter, faites en de même sur les réseaux sociaux ! La chose à ne surtout pas faire est de ne pas préparer préalablement une inscription sur la toile : vous n’aurez pas connaissance des personnes présentes et vous ne serez pas sûr de recevoir les personnes visées. Prenez bien le temps de récolter des inscriptions, même si les personnes ne viennent pas au final, vous aurez des informations à leur sujet intéressantes pour une éventuelle prospection.

À vous de jouer!

Créer un événement, c’est toute une organisation, surtout pour un entrepreneur qui à l’habitude de travailler en petit comité : une chose est sûr, pour réussir votre événement, vous allez devoir mobiliser du monde à vos côtés !

Si vous souhaitez avoir une idée de la façon dont se déroule un événement, invitez-vous à la prochaine édition des Webmarketing Days qui ont lieu chaque semaine partout en France !

Crédit photo : peasap

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  • Guilhem Lecoyer

    Pour organiser un événement professionnel, je vous invite à utiliser RowShare. Vous allez pouvoir organiser l’ensemble de votre événement, de la gestion des actions de votre équipe d’organisation à la gestion des inscriptions, en passant par l’impression des badges, listes d’émargement, attestations de présence… et le tout de façon collaborative. Venez y jeter un œil, ça peut vraiment vous faciliter la tâche !

    Pour tout vous dire, je travaille dans l’entreprise qui a créé cet outil et je viens d’écrire un article qui vous donne une idée sur ce que RowShare peut apporter à l’organisation de votre événement et comment vous y prendre :

    https://www.rowshare.com/blog/fr/2016/04/29/Organiser-son-evenement-professionnel-en-toute-simplicite

    C’est vrai que ça fait un bout de temps que vous avez posé la question, mais si j’ai trouvé cette page, ça arrivera surement à d’autres. Alors je tente ma chance !

    • neocamino

      Merci Guilhem pour ce commentaire – cela me permet de mettre à jour l’article avec des nouvelles fraîches des http://www.webmarketingdays.com :)

      • Guilhem Lecoyer

        Merci à vous ! Je ne connaissais pas cet événement en plus.