Pour un entrepreneur, gérer son agenda peut très vite devenir un vrai casse-tête. Pour lui comme pour ses collaborateurs : perte de temps, rendez-vous manqué, travail non stop… Travaillant au quotidien avec deux entrepreneurs en tant que chef de projet et devant faire le lien entre leurs activités (chacun la leur et une en commun), je dois tous les jours faire en sorte que nos trois agendas soient compatibles et compréhensibles par tous.
Prenez une grande respiration, organisez-vous et tout ira mieux. Gérer son agenda demande du temps mais sera la clef de réussite de votre entreprise !
Faites le point régulièrement
Que vous utilisiez un agenda papier ou électronique, le plus important est de le tenir à jour régulièrement. Notez vos rendez-vous systématiquement pour être sûr de ne pas en oublier.
Un agenda électronique (Google par exemple) vous permettra d’attribuer des couleurs à chaque type d’événement ou encore d’en ajouter de manière provisoire. Pensez à donner des noms clairs à vos rendez-vous, voire à préciser l’objectif dans la description pour que toutes les personnes conviées sachent à quoi s’attendre.
Vous êtes intéressé par un salon en septembre prochain mais ne voulez vous décider à y aller qu’au dernier moment ? Notez-le provisoirement et continuez d’organiser le reste de votre temps.
Déterminez un moment fixe dans votre journée ou votre semaine pour faire le point sur votre emploi du temps. Vous pouvez notamment décider de faire le point tous les dimanches soir pour faire le point sur la semaine à venir. De quoi gagner du temps et commencer la semaine en sachant où aller. Pas fan du dimanche soir ? Faites-le le lundi matin. Ou pourquoi pas tous les matins avant de commencer à travailler ?
Mettre des rappels
Si vous utilisez l’agenda Google, des rappels sont automatiquement définis 30 minutes avant chaque événement : ils vous permettent de ne pas oublier vos rendez-vous où vous dire à quel moment partir pour arriver à l’heure !
Différencier tâches et rendez-vous
Pour une meilleure gestion du temps, votre agenda ne doit pas contenir que vos rendez-vous. N’hésitez pas à ajouter vos taches à votre emploi du temps de la semaine. Vous êtes plus efficace pour votre prospection commerciale le mardi matin ? Bloquez la matinée pour une prospection efficace. Et surtout… Prévoyez large ! Vous serez toujours dérangé. Que ce soit un appel d’un client, une « question de 5 minutes » qui dure 15 minutes et ce fameux mail dont l’objet est « urgent » mais qui pourrait attendre deux heures.
PARTAGER !
Que vous travaillez seul ou que vous ayez des salariés, partager votre agenda avec vos collaborateurs vous fera gagner beaucoup de temps. Ils pourront savoir à l’avance si vous êtes disponible ou non. Vous n’êtes pas obligés de leur donner accès à tout mais, dans un premier temps, vous pouvez leur indiquer les moments où vous êtes « occupé » (= où un rendez-vous est prévu) et ceux où vous êtes libres.
Vyte peut très vite devenir un allié de votre organisation pour programmer des rendez-vous. Cet outil se synchronise à votre agenda électronique et permet à toutes les personnes à qui vous confier le lien vers votre agenda, de vous proposer un rendez-vous. Cet outil de gestion des rendez-vous est disponible gratuitement ou en version payante pour notamment définir des plages horaires où vous n’êtes pas disponibles (le week-end par exemple…)
Professionnel et personnel
Enfin, pour éviter de mélanger votre rendez-vous avec votre plus gros client et votre prochain diner entre amis, pensez à différencier le pro du perso. Vous pouvez définir des couleurs pour ces catégories ou avoir deux agendas différents qui s’affichent simultanément.
Les éléments clefs à retenir pour gérer son agenda :
- Noter immédiatement les rendez-vous et événements, même provisoires
- Faire le point régulièrement
- Le partager
- Attribuer des couleurs aux types d’événements
- Y intégrer les rendez-vous et les taches à réaliser
- Séparer pro et perso
Et vous, quelles sont vos astuces ?
Indiquez-moi en commentaire quelles bonnes pratiques vous permettent de gagner du temps !
Crédit photo : Marvin Meyer
