Publié le 05/03/2014 dans ,

Gestion des emails : Gagner du temps grâce à Gmail

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La gestion des emails peut devenir une problématique centrale, notamment sur la question de la productivité. Nous pouvons parfois nous retrouver dans une situation où notre boîte de réception est inondée de messages incohérents les uns par rapport aux autres. Entre les mails importants de clients, les mails personnels, les messages d’entreprises et autres invitations, il est très difficile de ne pas se décourager. Voici quelques astuces pour remédier à ce problème et gagner un temps considérable dans sa gestion des emails.

Créez des filtres

La création de filtres est une fonctionnalité, je trouve, relativement sous exploitée par les entrepreneurs et les professionnels. Grâce à elle, vous allez pouvoir considérablement vous faciliter la tâche dans l’organisation de votre boîte de réception. Les filtres permettent entre autres choses de supprimer automatiquement des messages entrants, les archiver, ou bien même les transférer à d’autres destinataires. Cela peut être particulièrement utile notamment dans l’optique de gérer vos spams ou transférer des mails entrant si vous avez changé de compte gmail.

Pour créer un filtre, sélectionnez quelques emails que vous souhaitez filtrer puis cliquez sur “Plus” sur le haut de votre boîte de réception. Dans la liste, choisissez “filtrer les messages similaires”.

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Automatiquement, Gmail va déterminer les critères de filtrage à partir des e-mails que vous aurez sélectionnés. Vous pouvez modifier ces critères selon vos préférences.

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Cliquez ensuite sur “créer un filtre à partir de cette recherche”.

Choisissez les options de filtrage de votre choix. (Je vous recommande également de cocher la case “Appliquer ce filtre aux conversations correspondantes”).

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Créez des libellés

Gmail facilite considérablement la gestion des emails et les libellés sont une fonctionnalité populaire du service. Les libellés sont des étiquettes s’affichant à côté de l’objet et qui servent de titre pour vous aider à mieux organiser vos emails en fonction de leur sujet. Par exemple vous pouvez attacher à vos emails provenant de clients le libellé “Client”, ou à certains emails personnels le libellé “Perso” etc. À savoir que vous pouvez assigner plusieurs libellés à un seul email. Le fonctionnement est similaire à celui des dossiers.

Pour appliquer un libellé, rendez vous dans la section “Catégorie” située à droite de votre boite de réception, puis cliquez sur “Créer un libellé”.

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Dans la boîte de dialogue, entrez le nom de votre libellé puis cliquez sur ok.

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Le libellé apparaîtra alors à droite de votre boîte de reception. Vous avez la possibilité de changer la couleur du libellé si vous le souhaitez pour plus d’organisation.

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Une fois créé, vous aurez la possibilité de filtrer vos emails par libellé dans les options de filtrage.

Désabonnez vous des newsletters

Vous pouvez également, pour fluidifier l’accès à vos e-mails importants, vous désabonner de certaines newsletters intempestives, dont vous jugez que la pertinence ou la redondance des informations ne doit plus vous déranger ou vous distraire au moment où vous ouvrez votre boîte de réception.

Il est légalement obligatoire, pour les émetteurs de newsletters, de fournir un lien aux internautes pour leur donner la possibilité de se désabonner.

Gmail va introduire une fonctionnalité prochainement pour mettre directement en évidence ce lien. N’hésitez donc pas à vous soulager d’un certain nombre de newsletters manquant de pertinence.

Ces astuces ont été rédigées en utilisant l’exemple de Gmail, mais d’autres services peuvent proposer des fonctionnalités similaires sous des dénominations différentes. Mettre en pratique ces quelques astuces simples vous permettra non seulement de gagner du temps mais vous évitera également d’avoir recours à la traditionnelle parade du compte e-mail factice. Ici, un seul compte mail pour tout gérer proprement. N’hésitez pas à nous faire des retours dans les commentaires !

 Crédit photo : Robert S. Donovan

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