Publié le 13/05/2014 dans , ,

Organiser son travail : l’écoute du bon sens

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Un espace de co-working bondé en journée, que vous voyez se vider au fur et à mesure de l’avancement de la journée… et vous vous dites : le calme retrouvé, je vais pouvoir avancer comme un acharné sur ce que je n’ai pas pu traiter aujourd’hui. Mais comment faire pour que votre vie professionnelle puisse se coupler à votre vie personnelle qui pourrait être toute aussi riche ? En écoutant son bon sens pour organiser son travail … voyons quelques astuces pour y arriver !

Analyser avant de traiter

Qu’il s’agisse de vos e-mails ou des dossiers sur lesquels on vous demande d’intervenir, vous n’êtes pas un surhomme pour pouvoir tout traiter en même temps. Nous sommes en permanence sollicités par des collègues, des partenaires, notre boss ou des amis pendant nos journées qui ne sont jamais assez longues. Analyser l’information avant de la traiter peut se faire comme lorsque vous gérez votre boîte emails. A l’image de l’utilisation des filtres dans Gmail, vous pouvez déterminer si l’information nécessite ou non une action. Classez ensuite cela en ordre de priorité comme nous le verrons un peu plus loin. Vous êtes ainsi au courant de ce qui se passe autour de vous, et pas besoin de faire l’ermite pour rester concentré sur ce que vous êtes en train de faire.

Réaliser une tâche en plusieurs fois

Être entrepreneur vous donne souvent l’étiquette de la personne qui ose et qui avance avec une longueur d’avance sur les projets entrepris. Mais pour autant, prenez garde à ne pas courir trop de lièvres à la fois et gérer plusieurs tâches en même temps. Être sur plusieurs tâches en même temps risque de distraire votre attention et augmente indéniablement le risque d’erreurs. Vous perdez donc en efficacité et en gestion de votre temps précieux. Constater les erreurs commises (ce qui n’est pas souhaité) vous obligera à revenir sur ce dossier. Accordez-vous des pauses café, un bol d’air de quelques minutes vous permettra de vous re-concentrer. 

Prioriser ses projets

J’admet que le conseil est facile à donner mais ne vous laisser pas emporter par votre stress. Tentez de prendre de la hauteur pour prioriser vos projets et ainsi respecter les deadlines les plus importantes. L’achèvement des dossiers les plus importants vous laissera un goût de légèreté pour la gestion des autres projets et vous pourrez même vous attribuer la palme du maître pour organiser son travail.

Utiliser des outils de gestion de projets

Les emails arrivent en pagaille, votre téléphone retenti toutes les dix minutes… il est temps de tirer la sonnette d’alarme. Faites appel à des outils qui changeront votre quotidien. Basecamp, Google Drive et Gmail ont revêtu leurs plus beaux costumes pour vous accompagner vers l’optimisation de votre temps.

Basecamp vous offre une fonctionnalité très pertinente en allégeant la réception d’emails, et en vous offrant une visibilité des projets partagés avec vos collègues sous forme de « to do ». Nul besoin d’être un expert en informatique pour utiliser cet outil. La prise en main est immédiate et vous permettra même de gérer vos projets à distance si nécessaire.

Google Drive est l’outil de travail collaboratif qui favorise la co-création des documents partagés avec vos collègues, clients ou partenaires. Fini le temps où vous modifiez chacun votre document de votre côté avant de les fusionner. Place au temps réel et à la synchronisation des informations pour quelques euros par mois. Cela vaut bien les 4€.

Ne pas se laisser distraire

Comme je le précisais dans les premières lignes, les sollicitations sont nombreuses pour demander un avis, apporter un conseil, s’entretenir avec un client au téléphone ou se fendre en deux avec ses collaborateurs sur la vidéo qui fait le buzz. Mais le temps de la re-concentration n’est pas simple. Pour rester focus le temps nécessaire et ne pas laisser distraire, allouez-vous des moments très précis pour consulter vos emails : le matin en arrivant, avant d’aller déjeuner et des moments propices qui respectent l’organisation de votre journée. Appliquez la même méthode pour votre veille sur les réseaux sociaux. Prenez de l’indépendance face à votre smartphone en activant les paramètres qui favorisent la concentration.

Vous avez maintenant en mains les clés pour être le roi de l’organisation de votre travail et se faire déborder est un terme qui vous fera doucement rire. Partagez dont ces conseils autour de vous pour ne pas laisser dans la panade ceux qui rencontrent les mêmes problèmes.

Crédit photo : Iwan Gabovitch

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