Publié le 26/04/2014 dans , , ,

Travail à distance : 5 outils pour gérer votre équipe

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On a tendance à l’oublier, mais avoir une bonne gestion de son équipe c’est avant tout avoir une bonne organisation. Pour optimiser votre temps, vous allez devoir faire face au télétravail : travailler à plusieurs endroits, au même moment, c’est ce que font tous les grands. Si vous craignez ne pas pouvoir gérer seul le travail à distance, pas de panique ! Aujourd’hui, il existe des dizaines d’outils vous permettant de rester connecté toute la journée avec votre équipe et vos collaborateurs. Pour être le roi de l’organisation, il vous faudra :

1. Un outil de stockage de données : Google Drive

Vous n’avez pas pu passer à côté du Cloud : avoir tous vos fichiers à porter de main (ou de clics) tout en les partageant simultanément avec votre équipe, c’est désormais possible ! C’est même indispensable si vous souhaitez optimiser votre temps. Il existe plusieurs outils de stockage : Dropbox, SkyDrive, Google Drive … Mais ce dernier semble le plus abouti car en plus de stocker en ligne vos fichiers, il permet de les modifier directement via un ensemble de logiciels (traitement de texte, présentation, feuille de calcul etc.). L’accès à Google Drive nécessite uniquement un compte Google : gratuit, facile, et simple d’utilisation, que demander de plus ?

2. Un outil de gestion de projets : Basecamp

Vous ne pouvez pas vous passer de votre Gantt Project, ne vous en faites pas : Basecamp permet en partie de planifier l’ensemble de vos tâches et de les attribuer aux membres de votre équipe. A la manière des fameux « to-do », cet outil va vous permettre d’avoir une vision d’ensemble sur les projets actuels menés par votre entreprise, mais également d’intéragir sur ces derniers grâce à une fonction de commentaires. L’avantage majeur de Basecamp réside dans sa déclinaison sur smartphone, de quoi garder un œil sur vos activités. Cet outil est disponible directement depuis son site, il est payant mais vous pouvez le tester gratuitement durant 60 jours, de quoi vous faire la main !

3. Une messagerie instantanée professionnelle : HipChat

Spécialement conçu pour les professionnels, HipChat est une messagerie instantanée vous permettant de garder le contact avec votre équipe. Ultra-sécurisée, elle conserve toutes vos discussions et vous permet de rechercher par la suite certains éléments de ces discussions. Très pratique donc pour partager des informations, les conversations peuvent être publiques ou privées. Son interface est très appréciée, ergonomique elle permet de se repérer facilement dans le fil de discussion. HipChat est disponible gratuitement lorsque vous l’installer sur votre ordinateur ou Smartphone. En revanche, sa gratuité se limite à 5 utilisateurs : au delà, vous devrez compter un abonnement de $2 par mois et par utilisateur.

 4. Une outil VoIP : Skype

L’incontournable ! Skype est aujourd’hui la messagerie de type voie sur IP la plus utilisée. Elle permet de communiquer avec le monde entier, instantanément : si vous voyagez ou que certains de vos collaborateurs sont à l’étranger, ce logiciel vous sera indispensable. Il offre également une messagerie instantanée, une fonction de partage de fichiers, le partage d’écran, et tout autre fonctionnalité vous permettant d’optimiser votre travail. Skype est disponible gratuitement, seuls les appels émis vers des téléphones physiques vous seront facturés.

 5. Une messagerie instantanée mobile : Whatsapp

Soyons honnêtes, qui reste toute la journée scotché à son ordinateur ? Personne, et c’est pour cette raison qu’il vous faudra absolument une application mobile pour rester disponible après de vos collaborateurs. Il existe des dizaines de messageries instantanées disponibles sur vos Smartphones, mais les fonctionnalités et la simplicité d’utilisation de Whatsapp suffisent amplement ! Vous pouvez partager des fichiers, envoyer des notes vocales, créer des groupes de discussion …Tout ce dont vous aurez besoin sur votre téléphone, ni plus ni moins. L’application est disponible gratuitement sur l’AppStore et le Play Store : qu’attendez-vous pour faire partie des 500 millions d’utilisateurs de Whatsapp ?

Et vous, quels sont vos outils préférés pour vous organiser ? 

Crédit photo :  Frédéric BISSON

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