Publié le 26/06/2013 dans

Une boîte de réception à Zéro ?! Possible avec la méthode GTD !

Une boîte de réception à Zéro ?! Possible avec la méthode GTD ! tumblr inline moztzwX6PH1qz4rgp Le flux de mails incessant : source de stress !

Getting Things Done ou S’organiser pour réussir en français est la célèbre méthode créée et pensée par David Allen. Ce dernier vous propose un système d’organisation pour travailler sereinement tout en étant efficace, en excluant les facteurs de stress, d’oubli et de sensation d’urgence. En effet, selon Douglas Merill (ancien de Google), «le cerveau n’est pas conçu pour répondre aux multiples sollicitations du monde digital sursaturé d’informations instantanées».

Qu’en est-il aujourd’hui de votre organisation et surtout de celle de votre boîte mail ? Qui n’a pas rêvé de disposer d’une Boîte de réception constamment vide, mais surtout organisée de façon pragmatique et intelligente ?

Chaque jour, nous recevons une centaine d’informations et de sollicitations différentes. Aujourd’hui, la principale source  et provenance de ces centaines de sollicitations reste la Boîte Mail. Selon une étude de Mckinsey Global Institute, vous consacrez 611H/ an à la gestion des mails, soit presque 30% de votre temps de travail… Pratiquement 1/3 de votre journée.

Et vous ? Aujourd’hui, combien de temps prenez-vous pour la simple gestion de votre Boîte mail : 1h, 2h, 3h ? Prenez le temps de calculer et d’analyser votre comportement face à votre Boîte mail.  Selon une étude de l’ORSE 65% des utilisateurs sondés déclarent vérifier leur messagerie toutes les heures mais le font en réalité bien plus souvent, parfois toutes les cinq minutes. Par ailleurs, ce phénomène s’est clairement accru par l’arrivée et la démocratisation des Smartphones.

Pour certaines personnes, ce flux incessant de mails constitue une source de stress et d’anxiété. Il est vrai que ce flux continu de mails peut créer une ambiance et un climat d’urgence et contribuait à une sensation de «réponse immédiate». En effet, que vous arrive-t-il lorsque votre linge non repassé s’empile ou encore tout simplement votre courrier papier ? Etes-vous tranquille et serein dans votre esprit ? Et pourtant nous le savons tous : tous vos mails ne sont pas urgents et ne nécessitent pas toujours une réponse immédiate…

C’est en ce sens que la méthode GTD peut vous être d’une grande aide, en libérant votre esprit, grâce à une nouvelle mémoire externe et vous permet de vous concentrer chaque jour, sur ce qui compte vraiment en terme de priorité.

Concrètement, comment ça marche ?

La méthode GTD appliquée à la boîte de réception mail, comprend 2 grandes étapes :

1- Collecter, trier quotidiennement les multiples informations provenant des mails : et oui, chaque jour vous recevez près d’une centaine de mails.

2- Transformer ou traiter l’information reçue par mail : partons du principe qu’un mail nécessite ou non une action. Si le mail nécessite une action, ce mail sera classé en fonction du degré de priorité de l’action impliquée par le mail. Chaque mail sera traité différemment s’il implique une tâche ponctuelle ou la mise en place d’un projet simple ou complexe avec plusieurs interlocuteurs, plusieurs deadlines et plusieurs actions. Les centaines de mails quotidiens, ne s’organisent malheureusement pas tout seuls et les règles de filtre ne peuvent discerner l’aspect prioritaire des informations contenues dans les mails. Et oui, malgré les vertus des outils collaboratifs, un esprit humain est toujours nécessaire pour manier ces outils et décupler les effets productifs de ces SAAS.

En bref, voici une proposition d’industrialisation du tri, rangement et classement de votre Boîte de réception :

  • Action urgente : Vous venez de recevoir un mail urgent nécessitant une réponse dans l’heure, la journée. Classer le mail dans dossier URGENT. Mais si le mail nécessite une réponse immédiate, répondez immédiatement.
  • Action TO DO  / à planifier : vous venez de recevoir un mail imposant d’organiser une réunion avec plusieurs de vos investisseurs et vous devez leur présenter votre stratégie globale pour 2014. Classer ce mail dans le dossier TO DO / et transformer ce mail en tâches (à l’aide d’un SAAS To do List ) ou en projet à planifier  (à l’aide de votre agenda et/ou d’un logiciel de gestion de projet collaboratif)
  • Action LIRE : vous venez de recevoir 2 newsletters d’un webzine de votre secteur d’activité. Ces mails nécessitent juste une lecture pour information, sans aucune action urgente ou immédiate ou à planifier, à classer dans le dossier FOR INFO.. Vous pourrez lire ces mails tranquillement le soir, ou lorsque vous aurez plus de temps libre ! Une boîte de réception à Zéro ?! Possible avec la méthode GTD ! icon smile

Votre boîte de réception est VIDE et surtout organisée !  Quel bonheur, vous pouvez enfin profiter de votre journée et vous concentrer sur l’essentiel : le développement de votre business en toute tranquillité.

Puis-je déléguer ce tri, collecte de mail ?

Mais vous devez vous posez la question suivante : mais aurai-je le temps de classer et d’organiser chaque jour mes mails ? Figurez-vous qu’une fois que cette méthode de classement, de tri et de traitement de mails est bien rodée et testée, vous pouvez sans aucun problème le déléguer à une personne externe, telle qu’une Assistante Personnelle. Attention, vous garderez tout de même, la gestion stratégique et relationnelle de vos contacts et informations et vous vous consacrerez véritablement à vos tâches et missions à haute valeur ajoutée.

Concrètement l’assistante s’occupera de classer et d’organiser vos mails, à votre place. Ce qui vous permettra de vous diriger directement et uniquement dans vos dossiers URGENT et TO DO, et de disposer d’une Boîte de réception constamment vide mais surtout organisée en fonction des priorités d’action. Et en Bonus, dès qu’un mail URGENT arrive sur votre boîte mail, elle se fera un plaisir de vous prévenir immédiatement par messagerie instantanée…


Article écrit par Tiana Raoilison, General Manager de Smartelia, une entreprise qui aide les entrepreneurs à se concentrer sur ce qui compte vraiment. Merci !

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  • Alexandre

    Très bon article ! Je suis moi-même adepte de la méthode GTD, que j’applique pour ma vie professionnelle comme personnelle depuis bientôt 2 ans. Bref, la méthode ne se limite pas aux mails, loin de là; Perso je l’applique via Beesy, c’est une très bonne app pour gérer ses projets et ses objectifs. En plus l’application permet aussi une prise de notes intelligente en réunion, une gestion de votre TODO et celle de vos équipes, ainsi que la génération des comptes rendu de réunion en un clic… Bref, je vous recommande de la tester pour voir, comme je le fais à tout mon entourage.

  • Nicolas_Neocamino

    Bjr Alexandre
    Merci à la fois pour le commentaire et la recommandation pour Beesy. Cette app semble top pour la gestion de projet effectivement. De notre côté, nous utilisons Basecamp qui s’avère aussi super efficace. A tester aussi.