« Bon, par quoi je commence ? » Si vous vous posez cette question tous les matins , c’est que vous avez peut-être un léger problème d’organisation de travail. Comment faire quand vous devez penser à des milliers de choses à la fois et relever tous les défis de vos projets tout en trouvant l’équilibre entre vie pro et vie perso ?
Le manque d’organisation est source de stress. Plus on a de choses à faire et plus on mène plusieurs activités de front, moins on termine de projets. Sans sentiment d’accomplissement, difficile de rester motivé et efficace sur le long terme. Dans cet article, je vous donne 3 conseils pour mieux vous organiser et améliorer votre productivité et votre efficacité.
1. Prenez le temps d’organiser votre organisation
Si vous êtes une personne complètement désorganisée, cette étape sera peut-être la plus longue mais croyez-moi, elle vaut la peine d’y consacrer du temps. Prévoyez une journée (voire deux !) où vous allez vous concentrer sur une seule chose : la mise en place de votre organisation personnelle. Vous trouverez sur Internet de nombreuses ressources intéressantes sur les différentes méthodes, telles que Getting Things Done (GTD) ou sa variante « light » Zen to Done, la méthode Stephen Covey, le Bullet Journal…
Prenez le temps d’étudier ces différents systèmes et de choisir celui qui vous semble le mieux adapté à votre personnalité et à votre travail. Les personnes dont le métier nécessite une grande concentration sur de longues périodes n’auront pas les mêmes besoins qu’un agent commercial sans cesse en déplacement.
Une fois le système choisi, mettez-le correctement en place avec les outils préconisés (même si cela est chronophage) et revoyez-le régulièrement (une fois par mois par exemple) pour l’adapter à vos besoins. Un système d’organisation n’est jamais figé, il évoluera forcément avec le temps. Vous pouvez également faire le choix de déléguer une partie de vos missions pour une organisation plus fluide et pour gagner en sérénité. Officeo propose de nombreux services administratifs pour les entreprises qui souhaitent externaliser et gagner du temps.
2. Faites-vous un planning qui vous ressemble
Écoutez-vous. Faites attention à votre ressenti tout au long de la journée : à quels moments arrivez-vous à être le plus productif ? Comment vous sentez-vous après une interruption (téléphone, e-mail, etc.) et combien de temps vous faut-il pour vous reconcentrer sur votre travail ? La planification de vos rendez-vous vous semble-t-elle efficace ?
Quand vous vous connaîtrez mieux, il sera plus facile d’élaborer un planning efficace : si vous êtes mieux concentré le matin, prévoyez toutes vos tâches nécessitant de la concentration avant midi, et réservez vos après-midi aux rendez-vous ou aux tâches moins énergivores.
Ne blindez pas votre planning : laissez-vous toujours du temps pour faire face aux situations imprévues. Un remède imparable au stress !
Enfin, intégrez vos activités personnelles dans votre planning pro. Vous voulez prendre le temps de courir trois fois par semaine ? Hop, trois créneaux dans le planning. Besoin d’aller chercher les enfants à l’école en fin d’après-midi ? Dans votre planning aussi. Ces créneaux sont réservés et vous aurez moins la tentation de faire déborder votre travail sur votre vie personnelle.
3. Dites non au multitâches
Si vous deviez retenir une seule chose de cet article, c’est peut-être ce conseil : faites toujours une seule chose à la fois.
Vous pouvez bien entendu jongler entre plusieurs projets, mais dans la mesure du possible, évitez de jongler entre les tâches. Pour cela, limitez au maximum les interruptions : quand vous êtes concentré sur une activité, essayez de ne pas vous interrompre avant de l’avoir terminée (la technique Pomodoro peut vous y aider, par exemple). Coupez votre messagerie et votre téléphone, calez tous vos rendez-vous à la suite sur un créneau réservé. Commencez votre journée par les trois tâches prioritaires, ou bien les plus fastidieuses (pour vous libérer l’esprit).
Définissez des objectifs à plusieurs horizons temporels : l’année, le mois, la semaine et la journée. Fixez-vous un petit nombre d’objectifs annuels à atteindre (dans l’idéal, un seul !) et concentrez-vous sur les actions nécessaires pour l’atteindre. Définissez un objectif mesurable, par exemple : au 31 décembre, avoir gagné 10 nouveaux clients dans le segment XYZ.
Si vous restez axé sur un seul objectif, vous l’atteindrez plus rapidement et plus efficacement.
Conclusion
Il n’existe pas de recette miracle pour l’organisation de votre travail. À vous de prendre le temps de connaître vos points forts et vos points faibles, de tester différentes méthodes et de faire évoluer votre organisation au fil du temps. En gardant à l’esprit ces trois conseils, vous aurez déjà de bonnes bases pour une organisation du travail réussie.
Et vous, avez-vous des conseils à partager sur votre organisation du travail ?
