Une soirée de lancement, l’anniversaire de votre boîte, un nouveau produit… Il est souvent nécessaire de créer un événement. Le but : accroître sa notoriété et acquérir une visibilité importante auprès de vos clients et partenaires. Mais un événement ça se prépare ! Quelques conseils pour augmenter sa visibilité et communiquer sur son événement.
Avant l’événement
La date est fixée. Il faut maintenant préparer son événement et être prêt à temps.
L’invitation.
Tout d’abord il vous faut concevoir les invitations. Il y a celles que vous allez envoyer par courrier aux « VIP » qu’il faudra personnaliser et soigner puis celles que vous enverrez par email aux autres personnes de votre base de données.
Organisation
Ensuite vient l’organisation de l’événement. Pour organiser et gérer votre temps, le rétroplanning est conseillé. Il correspond à une plannification inversée qui permet de gérer toutes vos ressources en fonction de la date butoir.
Relations Presse
Il faut établir un communiqué de presse (ou un dossier de presse si vous avez beaucoup de choses à dire) et l’envoyer aux journalistes un mois ou quinze jours avant l’événement. Cette campagne de relations presse devra être soignement pensée afin d’optimiser vos chance d’avoir des retombées médiatiques. N’hésitez pas à contacter des médias de proximities (radios, tv et magazines locales). Votre cible doit se sentir concernée par cet événement, votre objectif premier doit être de la convaincre à se déplacer.
Web
Envoyer des emailings personnalisés, créer un jeu concours, envoyer des invitations personnalisées à certains blogueurs influents sont autant d’actions de communication existantes qui vont permettre de communiquer sur votre événement. Communiquer sur le web est désormais devenu incontournable. En fonction de la taille de votre événment, la première communication devra s’effectuer un à deux mois avant l’événement. Il est cependant nécessaire de structurer le tout. Commencez par créer un événement sur facebook en soignant votre description : dîtes-en assez pour informer mais restez évasif sur certains points afin de donner envie aux gens d’en savoir plus. Si votre entrée est payante, lancez un jeu concours ! Sur Twitter, créez un hashtag propre à votre événement. Les personnes intéressées pourront ainsi obtenir des informations très facilement.
Pendant l’événement
Quelques heures avant le lancement de votre événement prenez quelques photos des préparations, les internautes sont en général curieux de voir comment ça se passe derrière le rideau. Ces photos, postez-les partout : facebook, twitter, instagram… Cela va permettre à votre cible d’interagir avec vous et d’augmenter votre visibilité. Pendant votre événement, vos réseaux sociaux doivent être actifs comme jamais : livetweet, photos sur instagram… Ce qui permettra aux gens de vous suivre et de participer à l’augmentation de votre communauté internet. En fonction de votre événement vous pouvez également (encore) lancer un jeu concours et imaginer que le prix sera remis à la fin de votre événement pour faire tenir les participants jusqu’à la fin ! N’oubliez pas de remercier très chaleureusement les personnes qui ont fait le déplacement et partagez les photos de l’événement en créant un album (facebook) !
Après l’événement
Il est conseillé de rédiger un communiqué de presse quelques jours après votre événement. Ce qui pourra aider les journalistes dans la rédaction de leurs articles. Concernant votre base fan, battez le fer tant qu’il est encore chaud et demandez-leur de poster des photos de l’événement avec le hashtag que vous avez lancer !
Vous avez désormais plusieurs pistes pour bien communiquer sur son événement, à vous de les adapter en fonction du vôtre !
Juliette est la directrice de Poussin Communication, une agence de communication spécialisée pour les porteurs de projets : start-up, créateurs d’entreprise, artistes, politiques.