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Être efficace toute la journee
Lorsque nous nous mettons à notre compte, nous sommes notre principal outil de travail.
Nous devons optimiser notre journée afin qu’elle soit efficace. Pour faciliter le passage à l’action, donc limiter au maximum la procrastination, voici 3 conseils pratiques à mettre en place pour être efficace toute la journée.

1. Déterminer des objectifs

Ma formatrice nous disait que tout était au commencement. La méthode que nous utilisons pour déterminer nos objectifs en est un bon exemple. Si nous les déterminons correctement, passer à l’action sera plus facile et inversement.
Voici deux acronymes à garder en tête :
S.M.A.R.T. (intelligent)

  • Spécifique : Est-ce que mon objectif est clairement défini ? Une personne extérieure au projet pourrait-elle le comprendre ?
  • Mesurable : Suis-je en mesure de déterminer clairement la réussite de mon objectif ?
  • Acceptable : Est-ce que mon objectif est réalisable ?
  • Réaliste : Est-ce que j’ai les moyens d’atteindre mon objectif ?
  • Temporellement défini : Y a-t-il une deadline ?
    Bonus pour un objectif encore plus malin (S.M.A.R.T.E.R.)
  • Évaluable : Puis-je déterminer facilement l’état d’avancement lors de la réalisation de mon objectif ?
  • Réévaluable : Puis-je m’adapter en cours de réalisation ?

Si vous répondez un oui franc et direct à toutes ces questions, alors l’objectif est correctement défini. Dans le cas contraire, soit il faut préciser les points où vous avez répondu non, soit fractionner l’objectif en plusieurs sous-objectifs plus petits qui seront des étapes intermédiaires.
K.I.S.S. (Keep it stupidly simple) ou littéralement : « Gardez-le stupidement simple ».
En d’autres termes, simplicité, efficacité pour être efficace toute la journée.

2. Mieux gérer son temps

Maintenant que vous avez de beaux objectifs qui sont, entre autres, temporellement définis, il ne reste plus qu’à passer à l’action. Comment gérer au mieux sa journée ?
Quand mes clients me demandent comment être efficace toute la journée et en particulier comment réussir la gestion de son temps, je leur propose en général une de ces deux méthodes en fonction de leurs besoins.
> La méthode N.E.R.A.C.

  • Notez les activités à réaliser
  • Estimez la durée de chaque activité
  • Réservez du temps pour les imprévus
  • Arbitrez par priorité
  • Contrôlez le suivi des actions

Cet article vous propose une explication détaillée de cette méthode.
Ses avantages : elle apprend à mettre ses tâches noir sur blanc, donne une meilleure visibilité, apprend à prioriser ses tâches (je vois déjà les étoiles dans vos yeux en lisant ce point) et à garder du temps pour l’imprévu.
> La méthode Pomodoro
Ou Tomodoro en fonction du comestible utilisé comme minuteur. L’idée générale de cette méthode est de segmenter son travail par tranche de 25 minutes durant lesquels nous nous fixons une et une seule tâche en supprimant toute distraction (téléphone, Facebook, mail, etc …) puis une pause de 5 minutes. Toutes les 4 Pomodoro, faites une pauses de 15-20 minutes.
Ses avantages : une meilleure concentration, le temps pour réaliser une tâche est de mieux en mieux maîtrisé, donc plus facilement estimable.
Bonus : un site qui a inspiré une cliente pour faire son planning

3. Créer des rituels

Une de mes amies travaille régulièrement depuis son domicile. Celui-ci étant petit, elle n’a pas un espace qu’elle peut dédier uniquement au travail. Elle a trouvé une solution pour marquer tout de même la séparation entre son temps de travail et son temps de repos : une petite table, quand elle la déplie, sa journée de travail commence, quand elle la replie en fin de journée, celle-ci est officiellement terminée. Elle a mis en place un rituel.
Comment mettre en place le vôtre ? Faire une formule générale est délicate car son usage est spécifique à chaque individu, je proposerais ce squelette que j’illustrerais par un exemple :

Identifier le(s) moment(s) qui coince(nt) et/ou qui est(sont) déterminants.
Exemple : le matin, j’ai du mal à me mettre à travailler, je perds du temps.
Trouver une à trois actions qui vont vous mettre dans la dynamique escomptée.
Exemple : prendre mon petit-déjeuner, mettre un morceau de musique qui me motive, faire 15 minutes de sport. Après la douche je me mets au boulot.
Accomplir systématiquement mon rituel dans le cadre adéquat.
Exemple, je travaille tous les jours donc tous les matins je fais mon rituel.

Petite précision aux plus zélés d’entre vous, trop de rituels tuent le rituel.

À vous de jouer !

Vous avez ma recette pour gagner en efficacité sur une journée de travail. Rome ne s’est pas faite en un jour et il est possible que vous rencontriez des difficultés. Si vous identifiez des points, parmi ceux cités ci-dessus, qui vous posent problème, parfait ! Soit ce sont des axes d’améliorations qui sont maintenant clairement identifiés, soit ils sont inutiles pour vous.
Vous êtes le / la mieux placé(e) pour reconnaître cette petite voix en vous qui vous dira, franchement, je dois m’améliorer sur ce point là ou c’est bon, je maîtrise cet aspect.
Pour récompenser ceux qui ont lu jusqu’au bout, la cerise sur le gâteau : un élément clef pour la bonne réussite d’une journée, quand celle-ci est terminée, notez dans un cahier une chose de bien que vous avez faite et une chose que vous pourriez améliorer et comment faire. Ces bilans quotidiens et hebdomadaires sont très importants pour votre progression.
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