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Coûts informatiques cachés

Comme tout entrepreneur, vous vous renseignez sur internet et autour de vous, et vous ne souhaitez surtout pas jeter votre argent par la fenêtre !

Un peu par atavisme, vous avez tendance à aller vers une solution d’achat, choix le plus courant des PME. Vous avez même commencé votre activité il y a quelque temps avec votre PC familial et ses logiciels…familiaux (en toute illégalité, mais qui ne l’a pas fait…). Bref, l’informatique est pour vous un mal nécessaire.
C’est ça !
Vous allez acheter votre matériel : serveur, PCs et logiciels bureautiques. Vous vous assurerez de pouvoir vous connecter à distance à un PC en cas de déplacement (de vous-même ou de vos commerciaux, par exemple), vous sauvegarderez vos données sur un Cloud public (Microsoft, OVH, Amazon…) et vous ferez installer et configurer le tout (migration de vos données comprise) par un prestataire informatique.
Vous prévoyez que, si nécessaire, en cas de problème en cours d’exploitation, vous ferez intervenir un prestataire informatique pour dépanner votre matériel serveur-PC et les logiciels.
Combien va vous coûter votre choix ?
Sur une base de 10 postes de travail, votre budget sera de 1100€/PC/an.
Bien sûr, il vous est toujours possible – à condition de croire en votre bonne étoile – d’adopter une approche comptable stricte, et de ne pas tenir compte de ce poste dépannage qui est une prévision.
Dans ce cas, vous « économiserez » sur votre budget environ 600 €/PC/an, puisque ces frais peuvent représenter une journée d’intervention d’un prestataire par PC par an.
Maintenant, un peu de réalisme et tournons-nous vers quelques sujets de sécurité et d’anticipation !
Pour vous familiariser avec ces notions de sécurité et affiner votre réflexion, commencez par la lecture du Guide des bonnes pratiques de l’informatique conçu par la CGPME (Confédération Générale du Patronat des Petites et Moyennes Entreprises) et l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information).
Posez-vous ensuite ces simples questions :

  • Quelle valeur j’accorde à mes données ?
  • Est-ce que je peux me séparer de mon fichier clients, ou de mon fichier facturation, ou de mes données comptables?

Etudions trois situations auxquelles il vous sera difficile d’échapper dans votre vie d’entrepreneur.

Elles peuvent être rangées dans les événements « imprévus » susceptibles d’engendrer une série de coûts informatiques cachés, mais potentiellement catastrophiques pour la pérennité de votre entreprise !
– commençons de manière positive : votre parc évolue. Si vous avez opté pour l’attitude « je ne tiens pas compte du poste dépannage ». Il vous en coûtera 6 600 € pour 10 postes (660 €/PC) pour signer un contrat annuel de mise à jour et maintenance de votre parc serveur-PC
– plus inquiétant, vous subissez un sinistre : crash PC, incendie, vol de données, oubli de sauvegarder… coût : entre 120 et 180 € /PC pour la récupération de vos données, si tant est qu’elles auront été sauvegardées ! A ce propos… à quand date votre dernière sauvegarde ? Comment et par qui a-t-elle été effectuée ?
– toujours inquiétant, mais hélas courant, vous subissez une perte de performances : vos collaborateurs se plaignent à vous qu’ils n’arrivent pas à travailler, vous avez perdu des données, vous n’êtes pas sûr de vos sauvegardes… coût : entre 80 et 480 € / PC pour la mise à équivalence de votre système et la programmation d’une solution pérenne.
Pour ces 2 derniers événements, il vous faudra surtout commencer par appréhender le risque d’une perte d’exploitation TOTALE ou PARTIELLE qui vient « en plus » des coûts mentionnés ! Je vous laisse évaluer ce risque !
D’ailleurs… savez-vous que 80% des entreprises non protégées déposent le bilan après un crash informatique ?
Alors… «flippé » ?
Rassurez-vous.
Avec un peu d’anticipation, un bon prestataire informatique, et un bon contrat de maintenance, vous pouvez échapper à ces scénarii catastrophe et anihiler les fameux coûts informatiques cachés !
Vous pouvez même vous tourner vers une solution de type abonnement appuyée sur un Cloud privé plus sécure (oui, ça existe, chez ASTERSIS, notamment), qui vous permettra :
– de lisser et de maîtriser votre trésorerie : vous n’aurez pas de gros investissements de départ, et les sorties mensuelles de trésorerie seront inchangées sur la durée du contrat
– de ne pas sortir de trésorerie supplémentaire lors du renouvellement du contrat, voire de prévoir dans votre contrat le renouvellement de votre serveur
– de bénéficier d’une solution évolutive en fonction de vos besoins.
Alors, à combien estimez-vous votre tranquillité d’esprit ?
Chef d’entreprise, vous réfléchissez à votre organisation, notamment à votre système informatique, car vous avez lu le livre blanc de Frédéric LIBAUD et mes articles précédents, notamment celui sur les 3 voies + 1 pour optimiser votre informatique. Bravo !