La dématérialisation des documents implique de dématérialiser les processus commerciaux au sein d’une entreprise et donc de procéder étape par étape pour plus de rigueur et pour une meilleure productivité.

Pour ce faire, il existe différents outils et méthodes pour parvenir à la dématérialisation totale des processus de son entreprise dont l’utilisation d’un ou plusieurs CRM (“Customer Relationship Management” ou Gestion de la Relation Client), de systèmes de suivi et de relance ou encore du déploiement de la signature électronique.

Cette dématérialisation des processus commerciaux intervient aussi bien pour les TPE/PME que pour les grandes entreprises. En effet, la dématérialisation peut prendre différentes formes et concerner différents processus, quel que soit le secteur et le métier ciblé. Pour les TPE/PME, il est par exemple possible de dématérialiser les ventes à domicile, les processus RH, et bien d’autres procédures encore.

Le Customer Relationship Management (CRM)

Le CRM a pour but d’optimiser la qualité de la relation client, de permettre d’analyser des données notamment pour le marketing et d’automatiser des actions récurrentes pour les commerciaux. Ces actions récurrentes peuvent être des relances automatiques, des prises de rendez-vous, des notifications et bien d’autres.

Les enjeux d’un projet de gestion de la relation client sont donc nombreux:

  • Segmenter les messages et les offres
  • Affiner le ciblage de la clientèle
  • Améliorer le positionnement sur le marché
  • Conserver l’avantage sur la concurrence
  • Mieux répondre aux besoins et aux attentes des clients

Généralement sous la forme de logiciels, les CRM permettent de centraliser toutes les informations et tous les échanges avec les clients et les contacts. Ils offrent également la possibilité de conserver les historiques liés aux transactions clients et surtout, de rendre ces informations accessibles à l’ensemble des collaborateurs.

Parmi les plus connus et les plus utilisés, on retrouve SalesForce, Hubspot, Pipedrive par exemple.

Ces outils permettent donc de suivre la relation client du début à la fin mais également de suivre l’évolution de son chiffre d’affaire ou de configurer des paramètres de relances automatiques. En effet, si l’on prend l’exemple des commerciaux, les relances par mail ou par téléphone sont un véritable casse tête tant par l’organisation que par le temps que cela nécessite.

Les CRM rendent possible l’automatisation de ces tâches. Pipedrive, par exemple, permet de configurer des relances automatiques par email pour les clients mais aussi de se fixer des rappels pour des contacts.

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La signature électronique

Dans un cadre global, l’utilisation de ces CRM en entreprise a pour but de gérer la relation client de la prise de contact jusqu’à la contractualisation. C’est ici qu’intervient la signature électronique, elle permet de finaliser l’engagement ou la contractualisation avec un client ou un partenaire.

En effet, la signature d’un document peut parfois prendre des semaines compte tenu du temps d’acheminement du document, du risque d’oubli ou de perte du document, des éventuelles modifications à apporter et autres facteurs contraignants.

Une application de signature électronique permet de pallier à l’ensemble de ces facteurs et d’améliorer le suivi mais aussi les délais de signatures de documents. En remplaçant l’acheminement traditionnel par l’envoi du document à signer par e-mail, la signature électronique constitue déjà un gain de temps non négligeable. Il en est de même pour ce qui est des invitations à signer un document, il est possible de paramétrer des relances automatiques et donc de s’acquitter de la tâche fastidieuse qu’est la relance des invitations à signer des documents aux personnes concernées, et ce pour chaque document.

Ce type d’application peut également être intégrée dans un CRM via une API. Cette intégration vient ajouter une fonctionnalité supplémentaire non négligeable au CRM existant, la signature électronique. Ainsi, il sera possible de procéder à une dématérialisation complète du processus commercial, de la prise de contact avec le client jusqu’à la signature du contrat en restant sur le même outil, le CRM. Cette dématérialisation totale du processus commercial rend le parcours client plus fluide et le travail des commerciaux moins fastidieux en favorisant l’automatisation des tâches.

La société Yousign qui édite des solutions de signature électronique 100% françaises se positionne comme la référence en la matière.

La signature électronique permet donc de faire gagner du temps à la fois aux entreprises mais aussi aux particuliers qui s’engagent avec des sociétés. Elle permet de simplifier la contractualisation et donc la relation client à la fois pour le fournisseur et pour le consommateur. Elle est également gage de sécurité grâce aux processus qui garantissent l’identité du/des signataire(s) et l’intégrité du document, lui conférant une valeur juridique certaine.

Ces outils sont ce qu’il se fait de mieux en terme de dématérialisation des processus métiers et commerciaux. Sources de gains de temps, de performances et d’économies, ils constituent l’avenir de la relation commerciale pour les entreprises.

 

Comment dématérialiser ses processus commerciaux et/ou métiers?
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