Les besoins juridiques des TPE / PME varient en fonction de leur taille, leur secteur et leur marché. Mais il y a une constante que toutes les entreprises partagent : obtenir ses documents juridiques est un processus long, fastidieux et cher.
Et surtout, à quel moment a-t-on besoin de quels documents juridiques ? Partant de ce constat, je vous propose cette checklist complète pour lister concrètement les documents juridiques incontournables.
La création d’entreprise
Première étape et elle est incontournable dans le processus de création d’entreprise : la rédaction des statuts. Ils représentent en quelque sorte la pièce d’identité de l’entreprise. Ils mentionnent la dénomination de l’entreprise, son siège social, son domaine d’activité, son nombre d’actionnaires ou d’associés selon le statut et les apports de chacun au capital. Ils vous seront demandés à de nombreuses reprises lors de la création de votre start-up : lors de votre passage chez le banquier, lorsque vous irez déposer votre dossier au greffe et par la suite, lorsque vous chercherez des financements.
Lorsque l’on crée une entreprise, il peut y avoir plusieurs associés. En conséquence, la forme juridique choisie est le plus souvent la SARL ou la SAS. Il est très important de bien établir les relations entre chaque associé. Pour cela, un document existe : le pacte d’associés. Il définit les responsabilités et les limites de chacun des associés. C’est un document confidentiel qui ne reste connu que des associés. Il détermine aussi les conditions pour faciliter les démarches, notamment si l’un des associés souhaite quitter l’entreprise et doit donc vendre ses parts dans le capital.
Sous traiter certaines tâches
Lors du lancement de leur affaire, les créateurs se retrouvent souvent acculés de tâches. Plutôt que de laisser de côté certaines tâches, il peut être judicieux de faire appel à un freelance. Pour s’assurer en bonne et due forme que le freelance s’acquittera bien des missions qui lui seront confiées, il est conseillé de rédiger un contrat freelance ou contrat de mission entre le freelance et la société. Dans celui-ci, il faut mentionner les missions, les échéances et divers clauses comme par exemple les conditions pour stopper le contrat en cours de mission.
L’autre document possible est le contrat de prestation de services. Il encadre juridiquement la relation entre un client et un prestataire de services. C’est l’un des documents juridiques les plus importants de la qualité d’auto-entrepreneur. De plus, il permet de sécuriser les missions effectuées par le prestataire puisqu’il mentionne le contenu de la mission, la rémunération du prestataire, la durée de la mission, les modalités de résiliation du contrat, les conditions pour faire une modification du contrat et la loi applicable au contrat.
Protéger sa marque
Au bout de quelques semaines d’existence, l’image de marque de l’entreprise prend de la valeur. Il est alors recommandé de protéger sa marque. Pour cela, il faut faire un dépôt de marque auprès de l’Institut National de la Propriété Intellectuelle (INPI). Ainsi, la marque sera alors considérée comme faisant partie intégrante du patrimoine de l’entreprise et lui permettra d’agir en justice si un concurrent de celle-ci la copie. Le dépôt de marque est un procédure payante qui aboutit à la remise d’un « certificat d’enregistrement de la marque » de la part de l’INPI.
Si nous pouvions vous donner un conseil, ce serait celui de protéger votre marque dès le début de votre activité de manière à pouvoir travailler votre image de marque sans crainte de vous faire imiter dès les premiers jours de votre activité par vos concurrents.
La vente en ligne
Certaines entreprises concentrent leurs activités sur de la vente en ligne. Dans ce cas-là, elles doivent obligatoirement mettre en place sur leur site des Conditions Générales de Vente et/ou d’Utilisation. Elles précisent les modalités de vente ou d’utilisation proposées par une entreprise à ses clients. Elles comprennent les conditions de vente pures, le barème des prix unitaires, les réductions de prix ou encore les conditions de règlement (pénalités en cas de retard de paiement etc).
Dans le cas d’un site internet, il est obligatoire de mettre des Mentions Légales. Ce document donne aux utilisateurs les informations relatives à l‘identité des responsables du site ainsi que le moyen de les contacter ainsi que le numéro de déclaration CNIL dans le cas où le site collecte des données personnelles et utilise des cookies. Elles prouvent la bonne foi et la transparence de l’éditeur du site. Des services comme Captain Contrat justement peuvent vous fournir gratuitement ce document.
Le recrutement de salariés
Lorsque l’on crée son entreprise, on peut être amené à agrandir son équipe et donc à recruter. Pour cela, il faut un signer un engagement écrit entre l’employeur et le futur employé : le contrat de travail. Il lie les deux parties. La finalité du contrat de travail est de protéger les intérêts du salarié et de la société qui l’emploie. Il mentionne aussi les obligations de chacun des deux parties, d’où l’intérêt de prévoir les conséquences en cas de manquement à l’une de ces obligations de la part d’un des deux parties. Sur un contrat de travail sont mentionnés l’intitulé du poste, la date de prise de fonction du salarié, le lieu de travail, la durée de travail et la rémunération. En fonction de la nature du poste, le contrat de travail peut comprendre certaines clauses comme une clause de non-concurrence ou encore une clause d’exclusivité.
Et maintenant ?
Créer et développer son entreprise n’est pas anodin en termes d’implications juridiques et mieux vaut prévoir un budget pour couvrir ses besoins. Bien sûr, on peut faire l’impasse sur ces documents juridiques mais il n’y a rien de pire pour un entrepreneur que de développer son activité nuit et jour et de voir tout s’écrouler parce qu’il n’a pas sécurisé son juridique. En tant qu’entrepreneur, vous ne devriez pas choisir entre dépenses et juridique pour développer votre activité sereinement. Réaliser les documents correspondant à vos besoins juridiques réguliers et s’adresser aux bonnes personnes sont deux préoccupations importantes. Cet article vous a donné les clés pour bien vous organiser et vous pouvez également vous adresser à Captain Contrat, qui propose l’ensemble des documents juridiques dont un entrepreneur pourrait avoir besoin, rédigés par des avocats, à des prix divisés par 3 et permet aussi aux entrepreneurs de bénéficier des conseils des avocats sur la plateforme.
