La note de frais c’est ce document que tout le monde utilise quand il est amené à faire des dépenses liées à son travail. Mais, au beau milieu d’une journée bien remplie ou d’un déplacement, il n’est pas toujours facile de bien les gérer.
Qui ne s’est pas déjà retrouvé à oublier de demander une facture pour une dépense pouvant être considérée comme une note de frais ou à perdre cette dernière au milieu de ses dépenses personnelles ?
La définition d’une note de frais
La note de frais est un document qui permet à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu’il a été amené à engager dans le cadre de son travail, c’est à dire pour le compte de son employeur.
Les types de dépenses formant une note de frais
Dans une note de frais, on peut trouver des dépenses liées aux frais de repas, les frais de déplacement, les frais de logement. Tout cela doit bien sûr être lié à des obligations et déplacements professionnels.
Justement, lorsqu’un professionnel est en déplacement, il reçoit pour se couvrir en cas d’accident ou de remboursement de ses frais, ce que l’on appelle un ordre de mission. L’ordre de mission est un document qui détaille très précisément la mission que donne l’employeur à son salarié.
Certains secteurs sont tenus par leur convention collective de remettre impérativement un ordre de mission, pour d’autres c’est donc logiquement une option.
La forme d’une note de frais
La note de frais est le plus souvent une feuille sur laquelle le salarié y note les frais qu’ils a engagés pour son employeur et qu’il lui remet.
Les conditions à remplir pour se faire rembourser de ses frais professionnels
L’employeur est tenu de rembourser les frais professionnels de ses salariés.
Mais il est impératif dans le même temps que son salarié justifie l’exposition des frais dont il demande le remboursement.
Le remboursement des frais professionnels
Le remboursement des frais professionnels lorsque le contrat de travail prévoit que le salarié peut y être soumis, doit être prévu dans ce même contrat de travail. C’est une clause qui se charge d’indiquer si l’employeur souhaite rembourser ces frais de manière réelle ou alors par le biais d’une indemnisation forfaitaire.
Lorsque l’employeur choisit de rembourser les « frais réels », le salarié doit détailler chaque dépense engagée et dont il sollicite le remboursement.
Lorsque l’employeur choisit d’accorder un forfait à son salarié, ce dernier doit se débrouiller pour gérer ses déplacements en recevant un montant fixe dont il recevra le montant sur son compte personnel (après son déplacement bien souvent, donc il doit faire l’avance des frais).
Conseils pour bien gérer ses notes de frais
Bien gérer ses notes de frais consiste donc à garder précieusement toutes les traces et tous les justificatifs des remboursements demandés. Ils seront à joindre à la note de frais remplie par le salarié lui-même.
Les restaurants ou les hôtels pour ne citer qu’eux sont habitués à fournir des factures détaillant leurs prestations. Les salariés n’ont donc pas à hésiter à demander ces factures qu’ils fourniront à leur employeur plutôt que de se contenter de remettre des tickets de caisse ou de carte bleue qui ne justifient au final pas grand chose …
Attention à ne pas tarder pour produire sa note de frais car l’employeur pourrait ne pas vouloir la rembourser et le salarié non diligent être contraint d’assumer lui-même les frais engagés pour son déplacement professionnel.
Il est important de veiller à rester raisonnable dans ses choix lors d’un déplacement professionnel. L’employeur a t’il à payer un hôtel très onéreux à un salarié qui aurait pu en choisir un tout aussi bien, moins cher ?
Etre loyal et responsable avec son entreprise est une marque de respect et de professionnalité.
Pour finir, on peut dire qu’une bonne note de frais est une note de frais honnête !
