Lorsque l’on est indépendant ou que l’on démarre une nouvelle société, la moindre dépense peut devenir un problème majeur pour la comptabilité. Pour autant, communiquer avec ses clients potentiels et apparaître crédible auprès des prospects ou fournisseurs ne peut pas être négligé.
Avec l’ère de la numérisation et de la communication électronique, l’obtention d’une adresse mail professionnelle gratuite, avec le nom de sa société ou structure, est un investissement indispensable.
Il existe heureusement des solutions d’email professionnels gratuites, fiables et sans contraintes pour les TPE, PME, artisans et indépendants.
Apparaître crédible auprès de ses prospects
Si de nombreux artisans et TPE utilisent un email générique gratuit s’appuyant sur des messageries grand public telles que Gmail, Yahoo, Live ou celle du fournisseur d’accès internet (Orange, Free, SFR…), l’utilisation de ces outils peuvent à terme devenir un frein au développement de la structure.
En effet, un nom de domaine générique peut être synonyme pour certains clients de faiblesse, amateurisme ou instabilité. Bien souvent la communication va aller dans la poubelle avant la fin de la lecture, privant l’émetteur d’une opportunité potentielle.
A l’heure où la communication apparaît comme l’élément différenciant pour les entreprises quelle que soit la taille, avoir une adresse mail professionnelle gratuitement permet non seulement à la structure de se démarquer, mais aussi de maintenir en vie certaines opportunités.
Il existe aujourd’hui des solutions gratuites qui peuvent s’appuyer sur certains mécanismes techniques ou commerciaux : limitation par rapport au nombre d’emails envoyés par jour ou par mois, insertion de publicité dans les communications, solution de base gratuite mais options payantes…
D’autres sociétés privilégient la construction d’une solution de mail interne et totalement gratuite, qui nécessite cependant des connaissances techniques pointues et un investissement matériel non négligeable (hébergement d’un serveur local pour maintenir le service mail de la société).
La solution adaptée à vos besoins
Les principales solutions de mails gratuits pour les professionnels utilisent désormais une solution Cloud : les données ne sont plus hébergées dans le système d’information de la TPE/PME ou des artisans, mais directement chez l’hébergeur.
Si pour vous, ces données ne sont pas sensibles ou strictement confidentielles, utiliser ces solutions aura l’avantage de réduire l’investissement lié à l’infrastructure informatique, mais aussi – et ce n’est pas négligeable – de supprimer la ligne budgétaire associée à la maintenance.
Dans le cas contraire, si vos données vous apparaissent comme confidentielles, une solution Cloud sera à proscrire, à moins d’obtenir de la part de l’hébergeur une charte de confidentialité à faire signer par les deux parties.
Il ne faut pas négliger ce point précis car, en grandissant, ces données seront essentielles pour la structure pour maintenir la base Clients et Fournisseurs et garder une croissance convenable pour son expansion.
Les exigences techniques
Parmi les éléments de qualité de service, il faut bien identifier :
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l’espace de stockage autorisé (combien de mails et de pièces jointes peut-on stocker ?)
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les processus de vérification d’acheminement de l’email (l’email a t-il bien été envoyé ? Reçu ? Consulté ? S’il y a une erreur, de quoi s’agit-il ?)
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la présence d’un antivirus, et les outils statistiques mis à disposition (taux d’erreur, taux de lecture, taux de réponse…)
Des solutions gratuites permettent d’avoir accès en partie à ces fonctionnalités.
Bien choisir son nom
Dernier point essentiel pour le choix de la solution gratuite d’emails professionnels : bien choisir son nom de domaine (généralement le nom de la société ou du gérant) et les exigences en termes de qualité de service. Ces deux points seront essentiels pour maintenir une communication fluide et acceptable pour la croissance de la structure.
