Bien gérer ses projets est crucial à plus d’un titre. En effet, c’est d’abord une façon de maximiser la satisfaction de vos clients et leur fidélisation. Mais ce n’est pas tout ! Grâce à un outil efficace, vous respecterez plus facilement votre budget et progresserez aussi plus sereinement.
De même, si des goulots d’étranglement devaient faire surface, une gestion de projet efficace vous permettra de les discerner et d’anticiper tout problème !
Voici donc 10 clés qui vous permettront d’atteindre vos objectifs…
1. Nommer une équipe en charge du projet
La base d’une gestion de projet efficace consiste à nommer une équipe responsable du suivi. Chacun de ses membres doit être choisi finement, en fonction de ses compétences techniques comme communicationnelles. Une fois les postes clairement définis, il est plus simple d’avoir une vision globale de l’avancement d’un projet !
De même, vos clients savent exactement à qui ils doivent s’adresser, et se sentent en confiance face à des interlocuteurs compétents.
2. Concevoir un cahier des charges clair
Une bonne stratégie de gestion de projet passe par une communication limpide. En effet, si vous ne comprenez pas parfaitement ce qui est attendu de vous, vous prenez le risque de perdre un temps précieux en reprenant tout depuis le début.
Nous vous recommandons donc, dans un premier temps, de vous mettre au clair quant aux besoins de votre client. Au sein d’un cahier des charges, spécifiez les objectifs que vous devez atteindre, les jalons intermédiaires à valider, le budget prévu ainsi que les délais que vous vous engagez à respecter.
Une fois ce document signé, vous serez assuré de vous lancer dans la bonne direction.
3. Définir ingénieusement vos modes de facturation
Qui dit projet, dit aussi coûts ! En effet, au fil de votre avancée, vous devrez sûrement acquérir des matières premières ou payer les salaires de vos employés. Dans ce cadre, vous ne pourrez pas vous permettre d’avoir une trésorerie négative !
C’est pourquoi il est important de définir la meilleure manière de facturer vos prestations.
Simple acompte précédant la facture de clôture, factures intermédiaires mensuelles ou basées sur l’atteinte des objectifs : tout doit être clair en amont du projet, de façon à ce que vous soyez rentable au plus tôt.
4. Découper votre projet en tâches et sous-tâches
Il est certain que gravir une montagne ne s’improvise pas. En ce qui concerne la gestion de projet, c’est la même chose ! Ainsi, pour ne pas vous perdre ni vous décourager, il est important de découper votre mission en sous-tâches, disposant chacune de son propre objectif et d’un délai spécifique.
Si vous devez fournir des livrables intermédiaires, c’est aussi le moment de le mentionner ! L’ensemble de votre structuration sera ensuite lié à un calendrier, afin de voir clairement où vous en êtes. Si vous prenez du retard, vous le verrez à coup sûr !
5. Allouer vos ressources de manière stratégique
Une fois votre planning établi, le chef de projet doit allouer les différentes ressources aux sous-tâches définies. Cela concerne aussi bien les matières premières que les salariés de l’entreprise, dont les compétences permettront d’atteindre les objectifs fixés !
Un logiciel dédié à la gestion de projet constitue justement un allié de taille lors de cette étape déterminante. Si certains membres de vos équipes sont surchargés ou que vous atteignez les seuils limites de vos stocks, un logiciel performant vous aidera à prendre les meilleures décisions.
6. Suivre précisément l’avancement des projets
Une fois le projet lancé, mieux vaut savoir précisément où vous en êtes, et ce, en temps réel. En effet, le respect de vos délais impacte directement la satisfaction de vos clients et le bien-être de vos salariés, d’où l’importance d’en faire une priorité !
Heureusement, les outils de gestion de projet actuels vous permettent de visualiser assez rapidement où se situent les goulots d’étranglement. Mieux encore ? Certains vous proposent également un suivi des temps, afin d’estimer la durée réelle de chaque phase.
Vous savez ainsi si vous respectez les délais prévus, mais pouvez aussi vous appuyer sur ces retours d’expérience pour proposer ultérieurement des devis plus précis.
7. Organiser des réunions régulières en interne
Si vos équipes sont en difficulté, prennent du retard ou ressentent le besoin de s’adresser à vous, il est essentiel que vous le sachiez. Pour simplifier les échanges et avoir pleinement conscience des risques liés à votre projet, n’hésitez donc pas à organiser des réunions internes régulières ! C’est l’occasion de promouvoir la communication au sein de l’équipe et d’instaurer un climat de confiance, ce qui est indispensable.
Bien sûr, si vous n’avez rien à vous dire, il est inutile de monopoliser une journée entière. Proposez un point quotidien ou hebdomadaire d’une dizaine de minutes, selon l’ampleur de vos tâches, et faites participer toutes les personnes concernées par le projet en question.
C’est également un moment privilégié pour jauger le moral des troupes, et remotiver vos équipes !
8. Planifier des échanges client à chaque jalon
Lors de la création de votre calendrier, vous avez normalement défini plusieurs jalons intermédiaires. Chacun d’eux équivaut à un pourcentage de votre avancement global, dont il est bon de faire part à votre client. En effet, si votre cahier des charges est généralement suffisant pour ne pas vous tromper, il est toutefois bon de vérifier que vous faites ce qu’il faut.
Vous pouvez donc organiser une réunion en visio ou un meeting en présentiel, pour échanger quant à l’état actuel des choses. Cela minimise ainsi les risques, tout comme la durée des phases de révisions !
9. Concevoir des tableaux de bord visuels
Qui dit gestion de projet efficace, dit aussi alertes visuelles. En effet, plutôt que de devoir fouiller au milieu de dizaines de documents indigestes, les tableaux de bord et rapports deviendront vite des atouts incontournables pour les chefs de projet !
Une chose est sûre : les goulots d’étranglement sont souvent invisibles si vous n’utilisez pas d’outil de suivi spécifique. Et si vous ne les repérez qu’une fois le projet en retard, c’est l’intégralité de votre structure qui risque d’en pâtir…
10. Vous aider d’un logiciel de gestion de projet
Un logiciel de gestion de projet vous permettra non seulement de suivre ingénieusement vos missions, mais aussi de maximiser votre rentabilité ! En effet, l’utilisation d’un outil tel que Teamleader vous aiguille dans votre prise de décision, vous permet de facturer et de relancer instantanément vos clients, mais aussi de voir en un coup d’œil l’état de votre trésorerie comme les goulots d’étranglement.
Vous gagnez donc en efficacité et en sérénité, tout en améliorant la relation client !
Une gestion de projet efficace fait partie des enjeux fondamentaux dans toute entreprise. En effet, c’est elle qui vous permettra d’amener votre business au niveau supérieur. Pour y parvenir, adoptez donc sans tarder les bons réflexes et les outils les plus pertinents !
