Le publipostage répond à la problématique d’une entreprise qui a souvent besoin d’effectuer des envois de courriers similaires en grand nombre: relance de factures impayées, publicité, envoi des voeux, informer les clients d’un changement d’adresse ou de banque etc. Une telle opération est fastidieuse mais indispensable.
Comment créer un publipostage facilement à partir de Word et Excel?
Manipulation sur Excel :
Il faut créer un tableau comprenant 6 colonnes par exemple: la civilité (Mme, Monsieur), le nom, le prénom, la rue, le code postal, la ville. Ce nombre de colonnes peut être augmenté ou diminué, selon vos besoins.
Le document excel est nommé dans le jargon informatique « le document source ». Vous pouvez enregistrer ce document, par exemple, sous le nom « fichier adresses.excel ».
Manipulation sur Word :
Vous pouvez rédiger votre courrier. Il doit être noté avec toutes les informations qui ne changeront jamais: le nom et l’adresse de votre société, la date, le corps du texte, la formule de politesse. La mise en page doit être effectuée comme pour un courrier classique tapé sous word. Le document est alors prêt à être fusionné avec le fichier excel (le document source).
Pour cela, il faut simplement aller dans l’onglet « outils » et cliquer sur « publipostage ». Vous sélectionnez ensuite « créer » – « une lettre type » dans notre cas. Vous cliquez dans « fenêtre active ». Cela signifie que c’est le document word actuellement ouvert, qui va faire l’objet d’une opération de publipostage.
Vous allez ensuite sur « obtenir les données » – « ouvrir la source de données ». Dans notre exemple, « fichieradresses.excel ». Dans la barre d’outil de publipostage, vous n’avez plus qu’à choisir l’onglet « insérer les champs de fusion ». Vous insérez alors les champs de fusion (civilité, nom, prénom, rue, code postal, ville). Vous cliquez ensuite sur « fusionner. »
Pour votre premier essai, nous vous conseillons de partir d’un fichier ne comportant que deux ou trois adresses. Si le résultat vous convient, vous pourrez augmenter la taille de celui-ci. Dans le cas contraire, vous pourrez effectuer les corrections nécessaires, avant de lancer une impression de grande ampleur.
Quelles sont les possibilités d’une opération de publipostage?
Les opérations d’une opération de publipostage sont infinis. En effet, il suffit d’ajouter des colonnes au tableau excel pour mettre des informations supplémentaires dans la lettre. A titre d’exemple, pour un courrier de relance, vous pouvez ajouter le montant de la facture impayée, sa date initiale d’émission, le délai de paiement.
Le publipostage concerne les courriers et d’une façon générale les supports de tous les formats: papier A4, enveloppe, étiquette. Il suffit, dès lors, d’avoir une imprimante qui accepte ce type de supports. Concrètement, au lieu de sélection « créer » – « une lettre type », vous sélectionnez « créer » – » une enveloppe ». Vous pouvez même sélectionner la taille de l’enveloppe. Pour éviter les erreurs de sens, il est conseillé de faire un essai avec une seule enveloppe. Et petite astuce si votre imprimante n’est pas configurée pour les enveloppes, utiliser des enveloppes à fenêtre. L’adresse sur le courrier apparaîtra.
Le publipostage peut également être utiliser pour l’envoi de mails personnalisés en grand nombre. Le principe est alors le même que sous word. Dans l’onglet « démarrer le publipostage », il faut choisir « messages électroniques ».
Le publipostage est donc un véritable outil de marketing. En effet, il est possible d’envoyer des informations sur la société à un grand nombre de clients ou prospects. Dans ce cas, il est cependant nécessaire, comme pour tout fichier informatique, de veiller à ce qu’il respecte la loi « informatique et liberté ».
Et voilà, il ne vous reste plus qu’à vous lancer dans vos premières opérations de publipostage. Vous allez tâtonner un peu, devoir créer des fichiers excel. Mais au final, vous allez gagner un temps précieux. Alors bon publipostage
