L’internet classique, plus précisément les réseaux sociaux et le mail, ne répond pas à la réalité des affaires de manière satisfaisante. Il est utile dans de nombreux domaines mais ne favorise pas la transparence : on ne sait plus trop à qui les informations appartiennent ; la frontière entre l’intérieur et l’extérieur de l’entreprise est floue ; la confidentialité et la personnalisation de l’information sont incompatibles. Or l’image de votre entreprise et sa réputation sont un actif essentiel. Et vous êtes, en tant que dirigeant, le mieux placé pour communiquer sur ce sujet. Alors que faire ?
Les réseaux sociaux à manier avec prudence
Vous considérez, à juste titre, que les réseaux sociaux permettent de promouvoir votre offre et de cibler vos interlocuteurs. Vous pouvez ainsi transformer vos contacts en prospects et les alimenter en informations non confidentielles régulières. La notoriété et l’image de votre entreprise sont renforcées.
Mais les réseaux sociaux sont aussi de formidables outils pour renseigner vos concurrents : admis dans votre réseau grâce à la symétrie dans les invitations (si j’accepte une invitation, j’accepte d’inviter dans mon réseau), ils observent quels sont les acteurs économiques qui deviennent vos « amis » et en déduisent facilement vos anticipations commerciales.
Outre l’affichage de qui est partenaire de qui, les avis que des partenaires échangent sur vous est visible de tiers. Et une erreur entre la diffusion restreinte et la diffusion publique d’une information est au bout de votre doigt et…malheureusement définitive. Enfin, handicap et non des moindres, l’utilisation de certains réseaux sociaux vous soumettent aux risques liés au Patriot Act.
L’idéal serait de disposer d’un réseau où les membres ne connaissent pas l’identité des autres membres. Vous pourriez alors n’y inviter que les partenaires stratégiques et rigoureusement choisis par vous, et auxquels vous donneriez accès à des informations confidentielles stockées en France, sans risque de diffusion publique, avec la certitude d’accéder à une présentation sans pour autant donner un accès à votre propre présentation. Avec une messagerie intégrée en one to one. En fait une reproduction de la vraie vie des affaires. Rassurez-vous, cet outil existe !
L’envoi de documents confidentiels par mail est dangereux
Nous avons tous recours au mail pour envoyer des documents, qu’ils soient ou non confidentiels. En outre, nous manions la fonctionnalité « copie cachée » avec dextérité lorsque nous adressons un document à plusieurs destinataires. Et nous avons tous déjà fait des erreurs : en n’adressant pas en pièce jointe le bon document (soit un document qui n’est pas mis à jour ou un document qui ne devait en aucun cas être diffusé), en intégrant dans la liste des destinataires un contact qui n’a rien y faire (ah l’orthographe automatique !), ou encore en oubliant de mettre les destinataires justement en « copie cachée ». Quand on s’en rend compte, même dans l’instant, il est trop tard. Le mal est fait !
Sans compter qu’un document noté « confidentiel » même sur chaque page peut être très facilement transféré vers des tiers. De plus, nous ne sommes pas à l’abri d’une altération des documents joints, d’une captation de ces documents lors de leur transit sur internet, d’attaques informatiques externes, du piratage de notre portable dans un salon ou à l’étranger et d’une usurpation d’identité.
L’idéal serait de pouvoir faire parvenir des documents confidentiels à TOUS nos partenaires qui comptent en sachant que l’erreur est impossible ou réparable très vite : un système où un partenaire ne connaît jamais nos autres partenaires, où en cas d’erreur sur le document joint, ce dernier est facilement remplacé par le bon document (les destinataires qui n’ont pas eu le temps de le télécharger ne voient que le bon document), où nous validons régulièrement (grâce à des alertes) la pertinence de l’appartenance d’un partenaire à la liste de nos contacts ainsi que l’actualisation de nos documents. Et s’il prenait l’envie à un de nos partenaires de rediffuser un document signalé Confidentiel, il y regarderait probablement à deux fois car son nom serait alors signalé sur chaque page sous la mention « Confidentiel, non diffusable, exemplaire de Monsieur X ». Indiscrétion rendue encore plus difficile grâce à notre contrôle sur le niveau de confidentialité du document avec la possibilité d’en interdire le téléchargement.
Et contre les risques énumérés plus haut un système qui vérifierait que la personne qui y souscrit a la légitimité de le faire, lui attribuerait un site dédié et une signature électronique, signalerait au lecteur toute altération d’un document, aurait intégré un cryptage des transferts selon la norme AES 256 utilisée par les banques dans leurs échanges avec leurs clients : un site sécurisé et protégé contre les accès non autorisés, où tous les documents y seraient stockés.
Ce système existe : il s’appuie sur la puissance d’internet en y ajoutant deux éléments-clés de la vie des affaires : la sécurité et la confidentialité. Découvrez MyCercle !
Alain a été directeur commercial de Coface avant de co-fonder MyCercle, dédié aux dirigeants d’entreprise pour le partage de documents confidentiels, le pilotage dématérialisé des réunions et des négociations.
