Lorsqu’on est dirigeant d’entreprise, directeur, directrice ou encore manager, nous avons un temps très limité pour traiter une quantité importante de sujets variés. C’est pourquoi il est important d’apprendre à bien gérer son temps. Vous noterez que j’ai précisé « apprendre » car bien gérer son temps s’apprend. Ce n’est pas inné. C’est une notion souvent taboue car les personnes qu’on aimerait faire progresser dans ce domaine l’interprètent souvent comme étant par conséquent mal organisé.
Pour moi, c’est différent. Tout comme dans la production industrielle, des standards d’efficiences ont été introduits : Lean, Smed, JAT, production poussée, production tirée, one piece flow, industrie 4.0, etc… le travail de bureau peut aussi être amélioré grâce à des techniques qui peuvent être simples et efficaces. Elles vont cependant nécessiter quelques changements d’habitudes.
Cet article a été rédigé par Maxime Pierrelot du blog Mon Entreprise Rentable.
Capturer ses idées et ainsi économiser du temps
Vous êtes un dirigeant d’entreprise et devez donc souvent réfléchir à améliorer l’existant ou solutionner des problèmes. Votre cerveau est câblé pour vous générer de nombreuses idées. Malheureusement vous être très occupés et ne prenez pas toujours le temps de les consigner. Il vous arrive parfois de le faire mais sur une feuille volante, un post-it, parfois un sms, dans un cahier, etc… Vous n’avez pas de support unique et vous finissez par les perdre.
Quel est donc la solution pour collecter vos idées ?
J’utilise personnellement le logiciel et l’application Evernote qui me permet de noter sur un ordinateur ou sur un smartphone toutes les idées qui me viennent. Les 2 supports se synchronisent automatiquement et le logiciel est gratuit.
En bref, voici ce qu’Evernote permet de faire :
- Un mémo audio
- Une note texte ou manuscrite
- Une photo
- Des possibilités de classement très fines qui vous permettront de toujours retrouver vos idées.
Vous pourrez approfondir par vous-même les différentes solutions qu’offre cette application. Passons maintenant l’organisation globale de l’entreprise axée sur la gestion de temps.
Gérer son temps en s’appuyant sur la vision d’entreprise
Vous vous distinguerez de 90% des dirigeants de PME si vous réfléchissez à votre vision d’entreprise. Elle vous permet de vous donner un cap, c’est l’étoile polaire que vous suivrez quoiqu’il arrive.
La vision d’entreprise vous donne une lisibilité sur ce que vous voulez faire dans les 3, 5 ou 10 années à venir. Une fois que vous savez où vous voulez aller, il est plus facile de tracer le chemin. De plus vous éviterez de perdre du temps dans des directions qui ne sont pas liées à la vision d’entreprise.
Afin que votre société atteigne la vision que vous avez donnée, vous devrez décliner votre vision à chaque service. En d’autres termes, vous serez amenés à construire les objectifs des services composants votre entreprise afin qu’ils s’alignent avec vous sur le chemin de votre vision.
La marche à suivre est la suivante :
- Vision d’entreprise
- Objectifs généraux par service
- Plan de route, positionnement des objectifs généraux sur un calendrier
- Objectifs annuels, c’est-à-dire, si la vision est sur 5 ans alors vous ferez par exemple un cinquième du chemin chaque année.
- Lister les actions concrètes pour atteindre les objectifs annuels.
- Mettre ces actions concrètes sur un planning car vous ne pourrez pas toutes les mener en même temps. Vous pourrez par exemple fixer des sous objectifs par semestre, trimestre, mois, semaine, etc…
Pensez à faire des objectifs dits SMART afin que vos équipes puissent quantifiées elles-mêmes leurs atteintes. Nous allons maintenant aborder une méthode qui a fait ses preuves pour réussir à finir ce que vous entamez.
Méthode GTD
La méthode GTD est l’acronyme pour Getting Things Done ou avoir les choses faites. C’est une méthode de travail qui permet de s’assurer que tout ce qui est commencé est terminé ainsi que de ne rien oublier. Elle m’a permis d’augmenter ma productivité par 5. Bien utilisée, elle est donc très puissante et pertinente pour un chef d’entreprise.
C’est une méthode séquentielle qui pose les bonnes questions au bon moment et rationalise les actions afin d’augmenter son efficacité.
Par exemple, elle préconise de passer tous les appels téléphoniques prévus les uns à la suite des autres. De même, elle conseille de se réserver 2 moments dans la journée pour traiter ses emails. Ainsi vous évitez d’y revenir, vous limitez les interruptions et vous gagnez du temps pour vous focaliser sur les actions de fonds. Ce sont ces actions qui font avancer votre entreprise et pas les actions « pompier » qui nous font croire qu’on est important.
Le séquencement est le suivant :
- Information entrante
- Elle est classée dans une boîte de réception telle qu’une boîte mail, evernote, carnet papier, etc…
- Analyse du sujet
- Est-il possible de le réaliser ?
a. Non
– Classer
– Poubelle
– Pour plus tard
b. Oui
Quelle est l’action suivante ?
– Nécessite la mise en place d’une gestion de projet ?
– Moins de 2 minutes ?
–Oui, alors faites le de suite
–Non
Sous-traitez
Différez
Je vous invite à lire le livre sur la méthode Getting Things Done de David Allen pour en apprendre davantage. Nous allons maintenant voir ensemble un élément central dans votre gestion du temps, la délégation.
Utiliser la délégation pour gagner du temps
Le fait de déléguer signifie de donner une tâche, un projet à une personne afin qu’elle le mène à bien pour vous. Vous lui expliquez le contexte et lui fixez le résultat attendu. Ensuite, il ne vous reste qu’à faire des points réguliers afin de vous assurer que le projet avance dans la bonne direction et qu’il reste dans les temps.
Quelques bonnes raisons pour déléguer :
- Vous manquez de temps. En tant que dirigeant d’entreprise, directeur ou manager, vous êtes toujours happé par le temps. Les semaines filent sans que vous ne les voyiez passer. Parfois, vous devez même empiéter sur votre vie sociale et familiale. C’est le signal que vous en faîtes trop.
- Votre manque de temps devient le goulot d’étranglement pour l’entreprise si aucune décision ne peut se prendre sans vous. Deviendrez-vous une menace pour vous-même ?
- Vous n’êtes pas compétent dans tous les domaines, c’est aussi pour cela que vous avez embauché des personnes compétentes.
- Certaines tâches à faible valeur ajoutée vous prennent du temps et vous profiterez de la délégation pour faire des tâches à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, je peux vous citer la gestion des clients, le nettoyage, la rédaction des communiqués de presse, la préparation de commande, la facturation, la comptabilité, etc…
Il est indispensable d’apprendre à déléguer car vous avez normalement dans votre équipe des personnes plus compétentes que vous dans des domaines bien définis. C’est normalement pour cela que vous les avez recrutées. Elles s’épanouiront dans votre entreprise si vous leur laissez le champ libre pour agir. En toute logique, ces personnes devraient atteindre un meilleur résultat que si vous l’aviez fait vous-même. Si vous voulez en savoir plus sur le management, je vous propose ici un article précis sur le management situationnel.
L’automatisation des tâches permet de gagner encore plus de temps. On atteint là le niveau ultime de la délégation. Les fichiers de données Excel sont parfaits pour démarrer les automatisations. Il vous suffit de faire quelques macros qui vous enregistrent pendant que vous faîtes les manipulations pour pouvoir répéter à l’infini le traitement des données. Si vous possédez un ERP, alors vous devriez pouvoir créer des transactions permettant de générer des automatisations.
Certaines solutions en ligne dotées d’IA vous permettent également de gagner du temps dans vos taches récurrentes. Par exemple, iPaidThat est une plateforme SaaS qui utilise l’intelligence artificielle et le machine learning pour :
- Collecter automatiquement toutes vos factures depuis vos boites mails et vos espaces clients (OVH, Orange, SFR)
- Gérer vos notes de frais simplement via notre application mobile en prenant en photo vos reçus et tickets. Les données sont automatiquement remontées
- Rapprochement bancaire: Comparer les mouvements bancaires avec les justificatifs de paiement. Permettant ainsi de détecter automatiquement toutes les pièces comptables manquantes.
- Editer des factures personnalisées à l’image de votre entreprise
Pour finir sur ce sujet, il existe de nombreuses applications smartphone et PC qui aident à automatiser énormément de tâches personnelles. Cela va des rappels dans les calendriers, des programmations en domotique à la gestion de données clients.
La dernière partie de la délégation se trouve en externe. Vous pouvez tout à fait être amené à sous-traiter votre travail à des consultants, une agence spécialisée, un fournisseur ou encore un freelance. Il faudra simplement être vigilant afin de ne pas externaliser votre cour de métier.
Organiser son travail personnel
Pour finir avec cet article sur la gestion du temps, je vous propose une courte liste de bonnes pratiques.
Je vous recommande de faire une liste des choses que vous voulez faire que ce soit dans la vie privée ou professionnelle.
Ensuite, il est important de savoir éviter les interruptions (se rendre indisponible, injoignable) afin de pouvoir vous concentrer sur votre travail en cours.
De plus, je vous conseille d’effectuer une tâche après l’autre et d’éviter le multi-tâche qui est contre-productif. Si vous affectez un temps à une tâche alors vous verrez que vous arriverez à vous organiser pour finir dans les temps. Cette simple astuce vous fera économiser votre précieux temps.
Enfin, chaque soir, vous prendrez 5 minutes pour planifier votre lendemain. Vous suivrez toutes ces recommandations et commencerez par les tâches les plus difficiles. Votre fin de journée n’en sera que facilitée.
Vous pourrez lire mon article sur comment rester zen au travail afin d’approfondir le sujet.
Fondateur du site mon-entreprise-rentable.com
