A l’approche de l’été, les vacances se profilent à l’horizon… C’est le moment pour les e-commerçants de se poser la question fatidique : comment gérer sa boutique e-commerce pendant ses congés ? Les vacances peuvent être contraignantes pour gérer une activité professionnelle, surtout lorsque l’on travaille seul. Voici quelques pistes…
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Automatisez au maximum

Tout d’abord, le b.a.-ba lorsque l’on exerce une activité en ligne, c’est d’automatiser au maximum l’ensemble de ces processus. Même lorsque vous n’êtes pas en congés, l’automatisation est le maître mot pour optimiser votre productivité.
Pour illustrer ce concept, on tombe parfois encore sur des e-commerçants qui ajoutent manuellement l’email de leurs clients à leur base de données emailing… En 2015, cette pratique n’est plus envisageable ! Il s’agit d’un aspect technique facilement automatisable avec un outil dédié.

Appelez un ami

Cependant, il existe des tâches où le processus humain derrière est inévitable. On parle ici du service client, de l’envoi des produits, de la création de contenus ou de nouveaux partenariats… S’il est possible de stopper les processus de “création” pendant un certain laps de temps, les tâches de “suivi” doivent tout de même être assurées pendant votre absence. L’objectif est de mettre en place des procédures pour gérer ces différentes tâches puis de former un employé, un partenaire, un ami, un membre de votre famille… sur ces différentes procédures. Il doit s’agir d’une personne de confiance, capable de prendre la relève et qui doit avoir tous les accès nécessaires. Les procédures et les tâches doivent être réduites au maximum afin que la personne puisse gérer son emploi du temps personnel en parallèle. Faites un test pendant quelques jours pour vous assurer que cette personne soit capable de tout gérer en votre absence et bien entendu, n’oubliez pas de lui rendre la pareille s’il lui arrivait de s’absenter également 😉 Il s’agit d’un véritable partenariat.

Assurez une présence sur les réseaux sociaux

Pendant vos vacances, il est toujours possible d’assurer une présence sur vos différents médias sociaux, toujours grâce à l’automatisation. En fonction de la durée de vos vacances, vous pouvez par exemple prévoir en conséquences le nombre d’articles nécessaires à l’animation de votre blog et planifier leur publication avec WordPress. Sachez notamment que WordPress dispose de nombreux plugins tels que Jetpack, pour partager automatiquement votre nouvel article sur les réseaux sociaux.
Vous pouvez également partager vos anciens articles (ceux qui sont toujours d’actualité et qui, éventuellement, ont le mieux marché). Avec Hootsuite, service qui permet de gérer vos différents comptes sociaux (Facebook, Twitter, Google +, Instagram, Linkedin…) sans avoir à vous connecter à chacun indépendamment, vous pouvez les planifier de 3 façons différentes :

  • la programmation manuelle en indiquant vous-même le jour et l’heure à laquelle vous souhaitez le publier.
  • la programmation optimisée. C’est Hootsuite qui définit quel est le meilleur moment pour publier un post préalablement saisi par vos soins. Vous pouvez fixer une limite avec un certain créneau horaire et Hootsuite détectera le meilleur moment pour le publier dans cette plage horaire.
  • la programmation de plusieurs posts via l’envoi d’un unique fichier contenant une liste de textes, le jour et l’heure de la publication de chacun d’entre eux.

La seule limite avec cette méthode d’automatisation de posts, c’est qu’en cas de souci, vous n’êtes pas là pour réparer ni pour gérer et modérer les réactions. Il est donc fortement conseillé d’éviter les articles polémiques pendant votre absence.

Informez les clients de votre absence

Notez bien que rien ne vous empêche de prévenir vos clients de votre absence via un petit message à la fois sur votre boutique, votre blog et sur vos réseaux sociaux. Vous pouvez informer que le service client est fermé et que toutes les commandes seront traitées au retour. Prévoyez tout de même un certain délais supplémentaire après votre retour, histoire de pouvoir anticiper d’éventuels contretemps à gérer. De la sorte, les clients pourront toujours commander sur votre site, en attendant votre retour et sont au courant des délais exceptionnellement plus longs.
Attention, j’ai déjà pu voir sur certains forums que des e-commerçants conseillent de rendre votre boutique indisponible ou de bloquer les modes de paiement afin que vos clients ne puissent plus commander. Ce sont de très mauvaises idées selon moi. Avec la première solution, vos clients risquent de penser que votre boutique est définitivement fermée et ne reviendront plus. De plus, cela les empêche de visiter votre site et préparer un éventuel achat pendant votre absence. En bref, vous perdez des visites et c’est bien dommage ! C’est la même chose avec la 2ème solution. Pourquoi perdre des commandes lorsque l’on peut les gérer à son retour ? Attention toutefois à bien prévenir les clients en amont afin de leur éviter les mauvaises surprises qui risquent de les rendre fortement mécontents.
Sur ce, je vous souhaite de bonnes vacances 😉

Comment gérer sa boutique en ligne pendant son absence ?
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