Publié le 26/06/2016 dans ,

Trucs et astuces d’entrepreneurs : outils gratuits pour prospecter efficacement

Trucs et astuces dentrepreneurs : outils gratuits pour prospecter efficacement prospecter efficacement

Que vous soyez à la recherche de clients, de partenaires, de financement, d’exposition média, ou de fournisseurs : la prospection est incontournable lorsqu’on est entrepreneur.

Et pour prospecter efficacement il n’y a pas de secret : il faut cibler précisément et surtout : relancer, relancer, relancer !

Cependant il n’est pas toujours évident de savoir quand, n’y qui relancer. Est-ce que mon prospect à eu le temps de lire mon email? Est-il intéressé?

Chez The Business Plan Shop nous avons trouvé un moyen d’optimiser notre prospection à l’aide d’outils gratuits qui nous permettent :

  • De ne plus avoir à mettre à jour manuellement un fichier de suivi pour ne pas oublier de relancer
  • De savoir si et quand nos prospects ont lu nos emails
  • S’ils ont ouvert nos pièces jointes et combien de temps ils ont passé dessus

Envie de faire la même chose pour votre entreprise ? Bonne nouvelle nous vous expliquons comment faire dans cet article !

Hubspot Sales

Le premier outil que nous utilisons est Hubspot Sales. Hubspot Sales combine 2 outils gratuits : un CRM et un tracker d’email.

Le CRM

Le CRM vous permet de centraliser et d’organiser effectivement vos contacts, vous pouvez ainsi rapidement accéder aux informations essentielles comme :

  • L’historique des interactions que vous avez eu avec le contact
  • Les notes prises lors d’un rendez-vous
  • La listes des fichiers que vous leur avez envoyé
  • Etc.

Voici un exemple pour un prospect fictif :

Trucs et astuces dentrepreneurs : outils gratuits pour prospecter efficacement hubspot sales profile view 300x168

Comme vous le voyez sur l’image ci-dessus, la fiche profil de mon contact fictif me permet rapidement voir l’historique de ma relation avec lui.

La fiche profil me permet également d’agir rapidement, puisqu’en un clic je peux par exemple envoyer un email à mon contact :

Trucs et astuces dentrepreneurs : outils gratuits pour prospecter efficacement hubspot sales send email 300x153

Fini de passer des heures à naviguer entre Gmail et Excel, le CRM permet de tout faire d’un seul endroit ce qui fait gagner énormément de temps et permet donc de prospecter efficacement.

Le CRM vous permet également d’automatiser certaines tâches, vous pouvez par exemple :

  • Créer des alertes pour ne pas oublier de relancer vos contacts
  • Utiliser des templates d’emails pour éviter d’avoir à réécrire plusieurs fois le même email
  • Associer des deals aux contacts pour suivre votre pipeline de ventes
  • Etc.

Le tracker d’email

Le deuxième outil d’Hubspot Sales est un tracker d’email (anciennement appelé Sidekick). Le tracker vous permet :

  • De recevoir des notifications, sur votre ordinateur ou sur votre téléphone, lorsque vos prospects ouvrent ou cliquent sur vos emails
  • De mettre à jour automatiquement le CRM
  • De programmer vos emails à l’avance (si comme moi vous aimez travailler la nuit c’est indispensable pour ne pas faire peur à vos contacts avec des emails envoyés à 3h du matin)

Voici comment cela se présente dans Gmail :
Trucs et astuces dentrepreneurs : outils gratuits pour prospecter efficacement sidekick gmail 300x158

Une fois votre email envoyé, vous verrez apparaitre chacune des interactions de vos prospects dans le CRM :

Trucs et astuces dentrepreneurs : outils gratuits pour prospecter efficacement hubspot sales timeline closeup 300x145

Là encore, cet outil vous permet de gagner du temps sur le suivi.

Mais il vous permet en plus d’être plus pertinent !

Imaginez la situation suivante : vous envoyez un email à un client potentiel, 2 jours plus tard vous recevez une notification vous disant que le prospect à ouvert l’email, mais pas de réponse.

Vous relancez, et, là encore, ne recevez pas de réponse.

Puis, 6 mois plus tard vous recevez une nouvelle notification vous disant que le prospect vient d’ouvrir vos emails d’il y a 6 mois. Grâce au tracker vous savez que votre prospect n’est peut être pas complètement perdu et pouvez le relancer à nouveau, pile au moment où il s’intéresse de nouveau à vous. Pratique, non?

Attach.io

Le deuxième outil que nous utilisons est attach.io. Attach.io est un outil de suivi et d’analyse de documents : de la même façon qu’Hubspot Sales vous permet de savoir si et quand vos prospects ouvrent les emails que vous leur envoyez, attach.io vous permet de savoir :

  • si et quand vos prospect ouvrent les pièces jointes
  • combien de temps ils passent sur chaque page

Utiliser un outil de suivi et d’analyse de documents présente plusieurs avantages majeurs :

  • Vous savez qui est vraiment intéressé par votre proposition : un prospect qui ouvre 3 fois votre présentation marketing, en y passant 15 minutes à chaque fois, est probablement beaucoup plus intéressé qu’un prospect qui ne l’a ouvert qu’une seule fois, et l’a balayé en 30 secondes
  • Votre pouvez améliorer vos présentations au fil du temps grâce aux informations collectées : vous voyez le temps moyen passé sur chaque page et pouvez ainsi détecter quelles sont les pages les plus intéressantes
  • Vous gagnez en pertinence : là encore vous pouvez configurer des alertes qui vous permettent de relancer vos prospects au bon moment, c’est à dire lorsqu’ils viennent de finir de lire vos documents

Voici comment se présente la vue d’ensemble d’attach.io :

Trucs et astuces dentrepreneurs : outils gratuits pour prospecter efficacement attach overview 300x131

Comme vous le voyez sur l’image ci-dessus le temps passé sur le document varie entre 32 secondes et 19 minutes en fonction des personnes.
Armé de ces informations je peux prioriser mes relances en fonction du niveau d’intérêt de chaque prospect.

A partir de l’interface d’attach.io, vous pouvez ensuite zoomer sur chaque session pour voir les statistiques individuelles des pages :

Trucs et astuces dentrepreneurs : outils gratuits pour prospecter efficacement attach timeline 300x139

Sur cet exemple, le temps passé sur chaque page varie fortement d’une page à l’autre. Grâce à ces informations je sais quelles pages ont attiré l’attention du lecteur et peux ainsi retravailler ma présentation pour l’améliorer.

Voilà, c’est tout pour cette fois. J’espère que cet article vous a donné des pistes pour vous aider à prospecter efficacement. Si vous connaissez, vous aussi, des outils ou des astuces pour prospecter plus efficacement, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires.

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