Fiche de prospection : pourquoi et comment l’utiliser ? [+Exemple à télécharger] 

Prospection

La fiche de prospection est un outil de prospection utilisé par de nombreux commerciaux, alors pourquoi ne pas vous y mettre ? Si vous voulez organiser votre prospection, vous êtes au bon endroit. La fiche de prospection n’est pas l’outil le plus connu, pourtant c’est l’un des plus utiles et des plus faciles à mettre en place. 

On parle beaucoup de la génération de prospects et des techniques de prospection, mais à quoi bon tout cela si vous n’utilisez pas les bons outils ? La fiche prospect vous dirigera dans le reste des actions que vous mettrez en place pour trouver de nouveaux clients. Vous trouverez aussi dans cet article un exemple de fiche de prospection que vous pourrez télécharger et commencer à utiliser dès maintenant !

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Qu’est-ce qu’une fiche de prospection ?

Une fiche de prospection est un outil utile pour les commerciaux ou toute personne chargée de trouver de nouveaux clients. Elle comprend toujours des informations de contact importantes. Elle comprend également un espace pour noter tous les détails importants sur le prospect, tels que ses besoins actuels ou ses points sensibles. Cela aide les vendeurs à adapter leur discours et à établir une relation plus forte avec le prospect. 

La fiche de prospection peut aussi être utilisée pour suivre les progrès réalisés avec chaque prospect, y compris les dates des appels téléphoniques ou des réunions, les tâches de suivi et si le prospect s’est finalement transformé en client. Globalement, l’utilisation d’une fiche de prospection peut aider les professionnels à rester organisés dans leur processus de prospection et à augmenter leurs chances de conclure des affaires.

Que doit contenir une fiche prospect ?

Lorsque vous préparez votre fiche de prospection, il y a un certain nombre d’éléments qui doivent absolument apparaître dedans. Ils peuvent se classer en trois catégories :

Des informations sur l’identité du prospect

Qu’il s’agisse d’un prospect BtoB ou BtoC, il vous faudra noter les informations suivantes sur votre fiche prospect :

  • Son nom,
  • Son prénom,
  • Son adresse e-mail,
  • Son numéro de téléphone,
  • Son adresse postale,
  • Sa situation professionnelle ou son poste au sein de l’entreprise.


Si vous faites de la prospection BtoB, il vous faudra rajouter à votre fiche de prospection des informations sur l’entreprise à laquelle votre prospect appartient comme :

  • Le nom de l’entreprise, 
  • Son secteur d’activité
  • Son adresse 
  • Son site internet, 
  • Éventuellement un autre contact au sein de l’entreprise.

Les éléments qui permettent de qualifier le prospect

Cette catégorie varie énormément d’un prospect BtoB à un prospect BtoC. Il faut donc bien penser à s’adapter en fonction de son activité. Si vous prospectez des entreprises, votre fiche de prospection devra contenir des informations comme :

  • Des données financières dont le chiffre d’affaires de l’entreprise,
  • Des données humaines comme le nombre d’employés,
  • Des informations sur le marché comme son positionnement, ses concurrents et sa situation géographique, 
  • Les outils et logiciels utilisés,
  • Des informations sur son écosystème comme les fournisseurs et les clients, 
  • Les besoins et le budget qui touchent à votre solution.

Dans le cas d’un prospect BtoC, les informations sont un peu différentes. Votre fiche de prospection doit contenir ce genre d’informations :

  • Les données sociales et démographiques,
  • Sa situation socioprofessionnelle,
  • Ses habitudes de consommation,
  • Ses centres d’intérêt.

Informations transactionnelles et comportementales

Enfin la dernière partie de votre fiche prospect doit contenir des informations qui évoluent au fil des contacts que vous aurez avec le prospect. Vous devrez garder dans cette partie :

  • L’historique des derniers échanges, dates et notes,
  • Les actions sur le site internet ou réactions aux mails envoyés,
  • Les interactions avec votre entreprise sur les réseaux sociaux,
  • Les achats ou avancés dans le dossier du prospect.
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Où trouver les informations pour remplir les fiches de prospection ?

Pour remplir la dernière partie de la fiche de prospection, vous aurez les informations en suivant les données de Google analytics ou de votre logiciel d’e-mailing ainsi que la mémoire de vos commerciaux. Pour les catégories précédentes, vous avez de nombreux endroits pour retrouver les informations de vos prospects.

Votre réseau

L’un des meilleurs outils de réseautage dont vous disposez est votre propre liste de contacts. Sans vous apporter toutes les informations sur leurs connaissances, vos contacts peuvent être une ressource précieuse pour remplir des fiches de prospects. On ne sait jamais qui peut avoir des informations ou des contacts qui pourraient faire passer votre processus de prospection au niveau supérieur. 

De plus, le fait de faire appel à votre réseau pour obtenir des pistes apporte une touche plus personnelle que les appels à froid ou la prospection en ligne. Et n’oubliez pas le potentiel de recommandation de la part de contacts heureux ! Alors, pourquoi ne pas exploiter cette précieuse ressource et utiliser votre réseau pour remplir ces fiches prospects clients ? C’est un moyen supplémentaire de vous assurer que vous atteignez votre plein potentiel de prospection.

Votre site web grâce à l’inbound marketing

L’inbound marketing peut être un outil précieux pour la prospection et le remplissage de vos fiches prospects. En utilisant un contenu de haute qualité comme des articles de blog, des ressources téléchargeables, vous pouvez attirer des clients potentiels vers votre site internet et recueillir des informations sur eux par le biais de fiches de prospection ou d’autres méthodes. 

Ces fiches peuvent demander des informations de contact de base ainsi que des détails plus spécifiques comme l’intitulé du poste ou le secteur d’activité, ce qui vous aidera à qualifier plus facilement vos prospects à travers l’entonnoir de prospection pour donner la priorité à ceux qui sont les plus susceptibles de bénéficier de votre produit ou service. De cette manière, l’inbound marketing ne se contente pas d’apporter de nouveaux prospects, mais vous permet également de recueillir les informations nécessaires pour les transformer en conversions réussies.

Les bases de données existantes

Lorsque l’on cherche de nouveaux prospects, il peut être tentant de repartir de zéro à chaque fois et de rassembler soi-même toutes les informations nécessaires. Mais parfois, il n’est pas utile de réinventer la roue quand il existe déjà tant de bases de données utiles à notre disposition ? En tirant parti des fiches de prospection existantes, vous pouvez économiser un temps et une énergie précieuse. 

De plus, ces fiches prospects comportent souvent des champs cruciaux que vous n’auriez peut-être pas pensé à inclure par vous-mêmes. Donc, avant de commencer votre prochaine tâche de prospection, demandez-vous s’il est utile d’utiliser une base de données existante pour remplir votre fiche de prospection et raccourcir le processus. La prospection deviendra un jeu d’enfant !

Vos réseaux sociaux

Les réseaux sociaux peuvent être une ressource précieuse pour la prospection et le remplissage de fiches prospects. C’est d’autant plus vrai en BtoB avec l’aide de ce petit réseau qu’est LinkedIn Pour commencer, il fournit des informations personnelles importantes, telles que les titres des postes, les noms des entreprises…, qui peuvent faire gagner du temps pendant le processus de prospection. 

En outre, même en cas de prospection BtoC les réseaux sociaux peuvent fournir des informations utiles comme les centres d’intérêt et les loisirs des prospects, donnant ainsi aux commerciaux des idées potentielles pour une prospection personnalisée

Enfin, grâce à la possibilité de rechercher des prospects sur la base de critères spécifiques tels que le lieu ou le secteur d’activité, les réseaux sociaux facilitent la recherche et la mise en relation avec les bonnes personnes. N’hésitez plus à les utiliser la prochaine fois que vous travaillerez sur des fiches de prospection.

Salons professionnels

Sortons un peu du monde numérique pour retrouver des prospects en chair et en os. Les salons professionnels peuvent être une excellente occasion de prospecter, mais il est important d’obtenir les bonnes informations. Avant d’assister au salon, assurez-vous de créer vos propres fiches de prospection avec les champs les plus pertinents pour votre entreprise, vous serez plus apte à tirer le meilleur des prospects qui se présenteront à vous. 

Pour recueillir ces informations lors du salon, il existe plusieurs méthodes. Si vous êtes une entreprise BtoB ou si vous cherchez des partenaires en parallèle, parlez aux représentants de chaque stand et recueillez leurs cartes de visite. En outre, prenez note des brochures ou dépliants qu’ils peuvent avoir en exposition. De nombreux salons professionnels proposent également des listes de participants, qui peuvent vous donner un aperçu complet de toutes les entreprises présentes. 

Pour de la prospection pure et dure, faites venir les participants du salon à vous pour en apprendre davantage sur eux et remplir vos fiches de prospection.

3 astuces pour une fiche de prospection efficace

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Des mises à jour régulières, vous ferez

Si vous voulez que votre fiche de prospection soit vraiment efficace, il est important de la mettre à jour et de la réviser régulièrement. Vous constaterez peut-être que certains prospects sont plus proches de se transformer en client que d’autres et vous pourrez vous adapter en conséquence. 

N’oubliez pas qu’il est important de s’assurer que les informations figurant sur votre fiche de prospection sont exactes et à jour. Des titres de postes périmés ou des coordonnées incorrectes peuvent vous faire manquer des contacts et des opportunités. Continuez à la réviser et à l’ajuster si nécessaire – vos efforts seront récompensés à long terme.

À la qualification, vous penserez

Les données présentes sur votre fiche de prospection peuvent fournir des indications précieuses sur les besoins d’un prospect et sur la pertinence de votre produit ou service pour lui. En évaluant ces informations, vous pouvez déterminer quels prospects méritent d’être poursuivis et lesquels ne sont pas prioritaires pour vous. 

Tenez compte de facteurs tels que le budget, le calendrier, le retour sur investissement potentiel et le niveau d’intérêt. Cela vous permettra de vous concentrer sur les prospects les plus prometteurs et d’améliorer vos chances de conclure la vente. Vous pourrez également découvrir des signaux d’alarme ou des obstacles susceptibles de compromettre le succès de la vente. 

Globalement, prendre le temps d’analyser les données de prospection peut conduire à une meilleure qualification et à des ventes plus fructueuses à long terme.

Aux RGPD, vous vous conformerez

Lorsqu’il s’agit de prospecter de nouveaux clients, il est important de respecter les règles du RGPD en France. Cela signifie qu’il faut remplir correctement les fiches de prospection et obtenir le consentement explicite des clients potentiels avant de les ajouter à toute liste de diffusion. Il est également important de s’assurer que les informations recueillies lors de la prospection sont conservées en toute sécurité et ne sont partagées qu’avec les personnes qui en ont absolument besoin. 

Assurez-vous de plus de garder une trace de la durée de conservation de ces informations et éliminez-les dès qu’elles ne sont plus nécessaires. Suivre ces directives permet non seulement d’assurer la conformité avec le RGPD, mais aussi de faire preuve de respect pour la vie privée des clients potentiels. La prochaine fois que vous prospecterez, n’oubliez pas de le faire en tenant compte des règles du RGPD. Vos futurs clients vous en remercieront.

La différence entre fiche de prospection et fichier de prospection

Lorsqu’il s’agit de prospecter de nouveaux clients, l’organisation est essentielle. Et c’est là que les fiches de prospection et les fichiers de prospection entrent en jeu. Mais quelle est la différence ? Une fiche de prospection est un formulaire utilisé pour enregistrer les informations de base sur un prospect potentiel, comme nous vous l’avons expliqué. 

Alors qu’un fichier de prospection est une liste servant de base de données de contacts. On utilise souvent un fichier Excel ou une application spécialisée pour regrouper tous les prospects en un seul endroit et les classer. Vous pouvez créer un tri en fonction de critères de ciblage précis que vous aurez déterminé à l’avance. 

La fiche prospect et le fichier de prospection font tous deux parties de votre plan de prospection commercial. Mais la fiche de prospection arrive plus tôt dans le processus elle peut vous aider à mettre en place votre plan de découverte client.

Exemple de fiche prospect

Voilà un exemple de fiche de prospection BtoB ou BtoC à télécharger. Pour mettre en place votre prospection dans sa globalité, vous pouvez utiliser les exemples de plan d’action commercial.

L’objectif de la fiche de prospection est de vous aider à qualifier vos prospects avant même de les contacter et à chaque étape du parcours. Ainsi, vous ne consacrez du temps qu’aux prospects qualifiés, ce qui vous permet de conclure davantage de ventes. 

Si ce processus vous semble intimidant ou si vous ne savez pas comment vous lancer dans la prospection, pensez à faire appel aux experts de Neocamino. Nous sommes spécialisés dans l’accompagnement des entreprises dans la recherche de leurs clients grâce au numérique. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider à réussir.

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