Un courrier commercial est une technique qui peut paraître vieillissante, mais qui est encore très utile pour communiquer entre deux personnes qui font affaire ensemble. Même si le numérique a remplacé l’écriture manuscrite des lettres commerciales, leur forme et leurs codes restent semblables. Elle peut s’avérer indispensable et très utile si elle est bien écrite.

Une lettre commerciale est un outil essentiel pour toute entreprise. C’est le moyen idéal pour communiquer avec vos partenaires de manière professionnelle et claire, ce qui maximisera leur confiance et renforcera les relations dans le temps ! Apprenez à rédiger un courrier commercial et récupérez un exemple à modifier.

Qu’est-ce qu’une lettre commerciale ?

Un courrier commercial est une lettre formelle écrite dans le but de mener des affaires. Le rédacteur indique généralement son objectif dans la première phrase ou le premier paragraphe. Ensuite, il fournit toute information pertinente ou tout détail nécessaire pour étayer son propos. Les dernières phrases d’une lettre commerciale résument souvent les points principaux et expriment des remerciements ou des actions de suivi.

Les lettres commerciales utilisent souvent le format bloc, le texte s’enchaîne avec un minimum de mise en page. Cela donne aux courriers commerciaux un aspect ordonné et facile à lire. Si ces lettres commerciales étaient autrefois envoyées par courrier, elles peuvent désormais être envoyées par voie électronique. Malgré ce changement, les courriers commerciaux conservent leur ton et leur style formel.

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Dans quelle situation l’utiliser ?

Un courrier commercial peut être utilisé à diverses fins professionnelles, comme :

  • Une demande d’informations
  • L’envoi de factures,
  • Le suivi d’une commande.

Même si dans la plupart des cas, une lettre commerciale doit être formelle et concise, le ton peut varier en fonction de la relation entre l’expéditeur et le destinataire. Par exemple, une lettre commerciale adressée à un nouveau client peut être plus formelle qu’une lettre commerciale adressée à un fournisseur de longue date. Lorsque vous rédigez un courrier commercial, il est important d’utiliser un langage clair et de présenter la lettre de manière qu’elle soit facile à lire. En suivant ces simples directives, vous vous assurerez que vos lettres commerciales sont professionnelles et efficaces.

Quels sont les objectifs du courrier commercial ?

Il existe trois objectifs principaux que toute lettre commerciale doit viser, elle peut en cumuler plusieurs, même s’il est plus fréquent qu’elle n’en est qu’un. 

  • Tout d’abord, la lettre peut avoir une vocation purement commerciale. C’est un échange régulier entre deux structures qui collaborent ou bien avec un partenaire ou un client. Ces courriers commerciaux permettent de garder un lien.
  • Deuxièmement, la lettre peut avoir un objectif juridique. Il peut s’agir d’une assurance. Comme toute forme écrite elle a plus de valeurs que des mots prononcés en cas de litige, d’autant plus grâce à sa forme claire.
  • Enfin, la lettre peut avoir un objectif organisationnel. Cela permet un suivi écrit du maintien de bonnes relations avec les clients et une gestion plus claire des relations d’affaires. 

En gardant ces trois objectifs à l’esprit, vous pouvez faire en sorte que votre lettre commerciale soit efficace et atteigne le but recherché.

Comment rédiger un courrier commercial ?

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Comme pour tout courrier, une lettre commerciale doit porter certaines mentions dans son entête. Il faut toujours faire apparaître :

  • Les informations vous concernant (nom de l’entreprise, SIRET, contacts),
  • Les informations concernant le destinataire (contact et nom de l’entreprise),
  • La date et le lieu d’écriture,
  • L’objet.

Ces parties n’ont pas besoin d’être travaillées dans la rédaction, elles sont purement factuelles.

L’objet de la lettre commerciale

L’utilité de l’objet d’une lettre commerciale ne peut être sous-estimée. Dans un monde où tout va très vite et où les gens sont constamment bombardés d’informations, l’objet est souvent la seule chose qu’un lecteur occupé prendra le temps de lire. Une ligne d’objet bien rédigée peut faire la différence entre une lettre d’affaires qui est lue et une autre qui est rapidement rejetée. La clé pour rédiger un bon objet est d’être bref et direct. Évitez les phrases longues et alambiquées ou les expressions vagues. En prenant le temps de rédiger un bon objet, vous vous assurez que votre lettre d’affaires sera lue et recevra l’attention qu’elle mérite.

Le plan du courrier commercial

Le plan d’une lettre commerciale est très important. Il se compose de six étapes : 

  • L’entête.  Pour que votre courrier ait plus de succès, il est important d‘inclure toutes les informations de contact nécessaires. L’entête doit également comporter un objet en gras, il sera ainsi plus facile de le retrouver lorsque vous trierez de grosses piles !
  • L’introduction doit être un rappel rapide de la situation, du contexte ou une demande claire. Il faut rester concis pour que le lecteur sache immédiatement de quoi il s’agit.
  • Le développement, c’est dans cette partie que vous allez pouvoir détailler tout ce qui a besoin de l’être. Cette partie peut servir à convaincre le destinataire de réaliser une action. 
  • La conclusion, comme dans tout document, rappelle la demande et les points importants à ne pas oublier.
  • La formule de politesse. Rien de bien original ici, elle sert à terminer votre courrier commercial.
  • La signature est à la fois celle de la personne qui écrit, mais aussi celle de l’entreprise.

Il y a une avancée logique entre toutes ces parties. Cela vous permettra de vous assurer que tout a été dit de manière organisée afin d’être facilement absorbé par la personne qui reçoit le message.

Le ton d’un courrier commercial

Il y a quelques éléments à garder à l’esprit lorsqu’on se lance dans l’écriture d’une lettre commerciale. Tout d’abord, n’oubliez pas qu’un courrier commercial est un document formel. En tant que tel, le langage doit être clair et concis. Il ne doit pas y avoir de place pour l’ambiguïté ou l’interprétation.

Deuxièmement, le ton d’une lettre d’affaires doit être respectueux. Même si vous communiquez avec une personne que vous connaissez bien, il est important de conserver un comportement professionnel. Enfin, n’oubliez pas qu’une lettre d’affaires est une occasion de nouer des relations. Le ton doit être positif, sans être trop familier. En suivant ces lignes directrices, vous pouvez vous assurer que vos lettres d’affaires sont efficaces et professionnelles.

Astuce 💡 : Il est conseillé d’être neutre autant dans le ton que dans la tournure des phrases. À l’écrit, une phrase peut rapidement changer de sens, c’est pourquoi nous vous conseillons d’éviter toutes les tournures ambiguës. Citer les faits est la meilleure manière d’être bien compris.

Le corps du texte

Le courrier commercial est souvent divisé en plusieurs paragraphes pour faciliter la compréhension du lecteur. Cela améliore également l’aspect visuel du courrier commercial en réduisant les « blocs » de texte, qui peuvent être désagréables à l’œil et à lire. Diviser la lettre commerciale en plusieurs paragraphes peut aussi contribuer à maintenir l’attention du lecteur sur le contenu du message.

En outre, un courrier professionnel bien organisé et divisé en paragraphes faciles à gérer à plus de chances d’être lu et de recevoir une réponse en temps voulu. N’oubliez pas la numérotation de vos pages s’il y en a plusieurs, en cas d’impression, votre document sera plus facilement conservé dans son intégralité.

Notre modèle de lettre commerciale

Ajouter des lignes dans le corps du texte

Un courrier commercial bien rédigé peut être un outil marketing puissant. C’est l’occasion de faire bonne impression et de maintenir vos liens avec tous les contacts de votre entreprise. Elle s’intègre parfaitement à votre stratégie commerciale et digitale qui doit être réfléchie dans leur globalité.

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